Soyons honnêtes, tout le monde recule devant la sempiternelle corvée des notes de frais, collaborateurs comme comptables. Il faut dire que c’est une tâche longue, ennuyeuse, sans réelle valeur ajoutée et qui plus est, représente un coût élevé pour votre entreprise.
Malgré tous les désavantages et la complexité des notes de frais papier, certaines entreprises hésitent à franchir le pas de la digitalisation. Aujourd’hui, nous vous donnons 7 arguments qui finiront de vous convaincre sur la nécessité d’automatiser vos processus.
1. Gagner du temps et réduire les coûts
Selon une étude menée par HRS et GBTA, le coût de traitement d’une note de frais papier représenterait 53 €, et prendrait jusqu’à 20 minutes … Et c’est sans compter le risque d’erreur ! L’étude estime qu’une note de frais sur 5 en moyenne est incorrecte. Il faut alors dépenser 48 € de plus et perdre 20 minutes supplémentaires.
En moyenne, un salarié réalise à peu près 7 notes de frais par an selon le quotidien 20 minutes. Pour une entreprise de plusieurs centaines de personnes, le temps qui y est dédié et le coût que cela représente sont des problématiques majeures.
Fort heureusement, les solutions de gestion des notes de frais telles que Notilus y répondent grâce à plusieurs fonctionnalités clés :
- Automatisation de la saisie : les technologies de reconnaissance des caractères (OCR) basées sur l’IA détectent automatiquement les informations présentes sur une note de frais depuis une photo. Le gain de temps pour les comptables est non négligeable : ils n’ont plus besoin de ressaisir à la main les informations présentes sur le justificatif et évitent par la même occasion de commettre des erreurs d’écriture. C’est ce qui s’appelle faire d’une pierre deux coups !
- Traitement des notes de frais automatisé et sécurisé : grâce à des systèmes d’alertes et de notifications, les notes de frais peuvent être contrôlées et validées en temps réel par les N+1 des collaborateurs et le service comptable. Ces derniers se voient donc déchargés des innombrables justificatifs à traiter en fin de mois. Le risque d’erreur est diminué et le contrôle est renforcé.
- Application de la politique de voyages et notes de frais : l’automatisation des processus permet de contrôler simplement et rapidement si la note de frais saisie par le collaborateur respecte la politique de voyages de l’entreprise (plafond maximum, type de transport, classification, etc…). Si ce n’est pas le cas, le salarié est prévenu lors de la soumission de son justificatif, tandis que le manager et le département comptable pourront facilement identifier les frais qui ne respectent pas la politique de l’entreprise.
2. Piloter votre trésorerie
Grâce à la numérisation des justificatifs et l’import des factures fournisseurs, les données issues des notes de frais sont centralisées et analysées dans des tableaux de bord personnalisés qui donnent à votre service comptable une visibilité totale sur la trésorerie. Grâce à un aperçu détaillé en temps réel des notes de frais en cours de création, en attente de validation et celles en cours de paiement, la Direction Comptable peut comparer les dépenses en cours et à venir avec les budgets prévisionnels et ainsi prendre les mesures adéquates.
3. Simplifier la vie de vos collaborateurs
A l’heure où la « guerre des talents » touche de nombreuses entreprises, il est vital de renforcer l’expérience de travail de vos collaborateurs, afin de conserver vos meilleurs éléments tout en se démarquant de la concurrence sur le marché de l’emploi. En ce sens, la digitalisation est un réel levier de recrutement et de fidélisation pour les Directions Finance et Achats.
En optant pour la dématérialisation de vos notes de frais, vous ôtez une épine du pied de vos collaborateurs. Il leur suffit désormais de déposer une photo de leurs justificatifs sur la plateforme ou sur l’application mobile et le tour est joué. Vos collaborateurs peuvent donc saisir leurs frais au fil de l’eau quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Fini donc le temps à retrouver, collecter et envoyer par courrier ou par mail leurs notes de frais au service comptable. Le temps gagné peut-être dédié à des tâches plus valorisantes et à plus forte valeur ajoutée.
4. Combattre la fraude
La fraude c’est mal…et pourtant si commun !
Selon une récente étude publiée par le journal « Le Point » seul 1 salarié sur 3 admettrait ne jamais avoir fraudé lors de la soumission de ses notes de frais.
Entre le remboursement des fausses notes de frais, le temps passé à essayer de les détecter et les redressements de l’Urssaf ou de l’administration fiscale, on estime que le coût qui résulte de la fraude en entreprise serait de 13 709 € par an pour une structure de 250 employés.
Si elle est aussi courante, c’est avant tout parce que les systèmes de contrôle et de validation manuels sont fastidieux et bien souvent inefficaces.
Pour la combattre et réduire vos coûts, rien de tel que de digitaliser et automatiser vos processus !
Pour un humain, il est impossible de contrôler la véracité et l’éligibilité de 100 % des notes de frais soumises, là où une solution logicielle le peut, en détectant automatiquement les doublons (une technique régulièrement utilisée par les fraudeurs), en contrôlant si la politique de voyages et notes de frais a été respectée et en analysant les plafonds alloués à chaque collaborateur.
5. Être en conformité avec la législation
En France, certaines notes de frais sont déductibles des cotisations sociales. Certaines erreurs, volontaires ou involontaires peuvent porter préjudice à votre entreprise lors d’un contrôle aléatoire réalisé par l’Urssaf :
- L’incapacité à présenter les justificatifs de notes de frais (perte, oubli, destruction)
- Une note de frais soumise dans un cadre non professionnel
- Un remboursement au forfait qui dépasse les seuils fixés par l’administration fiscale.
S’il est avéré qu’une de ces erreurs a été commise, votre entreprise risque une requalification des notes de frais en avantage en nature ainsi qu’un redressement fiscal qui peut être extrêmement dommageable :
- Paiement des cotisations dûes
- Pénalités de retard
- Majoration allant de 10 à 80 % du montant dû, en fonction de la gravité de la faute commise.
Vous l’aurez compris, toute erreur ou fraude commise, aussi minime soit-elle, peut-être extrêmement préjudiciable pour l’entreprise comme pour le collaborateur, qui risque un renvoi.
Il est possible de réduire ce risque en :
- Menant une campagne de communication auprès de vos collaborateurs sur les risques et pénalités encourues par l’entreprise et par eux
- Renforçant les contrôles sur le respect de la politique de dépenses grâce à l’automatisation des processus
- S’assurant de la préservation des justificatifs grâce à l’archivage digital à valeur probante.
6. Archiver à plus faible coût et de façon plus sécurisée
La loi oblige toute organisation française à conserver ses justificatifs de notes de frais pour une période donnée afin que l’Urssaf puisse effectuer un contrôle aléatoire. Dans le cadre des archives physiques, la durée de conservation est fixée à 6 ans, tandis qu’elle est de 3 ans pour les archives digitales.
Au-delà de cette durée de conservation, l’archivage à valeur probante, qui désigne « l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles, nécessaires à l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents ou données électroniques pour en assurer leur bonne conservation ou leur intégrité pendant tout leur cycle de vie » comme le décrit notre partenaire Notilus, offre d’autres avantages :
- Réduction des coûts : qui dit archive physique dit location d’un entrepôt et embauche de personnel responsable de la gestion des archives. Quand bien même les coûts de stockage digital ne sont pas nuls ils sont tout de même bien moins importants que ceux précédemment évoqués.
Par ailleurs, les frais postaux liés à l’envoi des justificatifs sont non négligeables. A titre d’exemple, cela représentait 70 % du coût global de traitement des notes de frais chez notre client Kiloutou, avant qu’ils ne digitalisent leur processus. Grâce à la numérisation des notes de frais et l’archivage digital, ces coûts sont supprimés.
- Sécurité des justificatifs : tout au long de son cycle de vie, un justificatif court le risque d’être perdu ou égaré par les différents interlocuteurs qui sont amenés à le traiter. Lors de son archivage dans un entrepôt, il risque également d’être endommagé ou bien détruit (incendie par exemple). Avec l’archivage digital à valeur probante, les documents sont stockés dans le cloud et le risque d’accident est très largement diminué.
- Meilleure accessibilité : dans le cadre d’un contrôle, il faudra vous rendre à l’entrepôt de stockage et retrouver le justificatif (dans l’espoir qu’il ait été bien classé), ce qui vous prendra du temps que vous auriez pu dédier à une tâche à plus forte valeur ajoutée. Dans le cadre de l’archivage sur le cloud, il vous suffit de quelques clics pour retrouver vos justificatifs.
- Démarche écologique : à l’heure où toutes les entreprises cherchent à adopter une démarche éco-responsable, il est de bon augure de limiter si ce n’est supprimer sa consommation papier.
7. Récupérer la TVA
Bien souvent, la TVA à récupérer représente un véritable casse-tête pour les entreprises. Entre les différents taux de TVA, les différents régimes de récupération selon les typologies de dépenses, la récupération au niveau national et au niveau international, la complexité est telle que les entreprises préfèrent abandonner.
C’est fort dommageable quand on sait qu’elle représente une économie de 5 à 20 % des dépenses sur notes de frais.
Si vous souhaitez la récupérer, vous pouvez vous appuyer sur des solutions de gestion de notes de frais, qui sont équipées d’outil de calcul de la TVA déductible. En 1 clic, vous aurez en vos mains toutes les informations nécessaires pour faire une demande de récupération sur le site du gouvernement. Vous pouvez également faire appel à des prestataires experts dans ce domaine, que vous pourrez directement connectés à votre solution digitale pour une automatisation de bout en bout de vos processus.
Au travers de cet article, nous espérons vous avoir aidé à y voir plus clair sur les avantages d’une solution de gestion des notes de frais. Si votre décision est prise et que vous êtes désormais convaincus des bienfaits de la digitalisation, n’hésitez pas à nous contacter. Experts de la gestion des notes de frais et de voyage depuis plus de 20 ans, nous vous accompagnerons dans le choix et dans l’implémentation de votre solution d’automatisation.