Si les achats directs font l’objet de procédures bien structurées dans les entreprises, la gestion des achats indirects est souvent négligée. Elle fait pourtant partie des processus qui offrent de réels bénéfices, notamment en matière de réduction des coûts. Quels sont ses enjeux ? Sur quelles méthodes et outils s’appuyer pour l’optimiser ? Les réponses sont dans cet article.
I. Les achats indirects : une définition
Les achats indirects désignent l’ensemble des produits et services qui ne sont pas au cœur de la prestation d’une entreprise, mais dont elle a néanmoins besoin pour fonctionner. Ils sont répartis en deux catégories :
- La classe B correspond aux achats annexes au cœur d’activité de l’entreprise : matériel informatique et logiciels, déplacements professionnels, marketing, etc.
- La classe C regroupe les achats non récurrents ou non stratégiques comme le mobilier et les fournitures de bureau, les produits d’hygiène, et autres frais généraux.
II. La différence entre les achats directs et indirects
Les achats directs, aussi appelés achats de production, entrent directement dans le processus de production. Ils sont donc au cœur de l’offre commerciale de l’entreprise. Quant aux achats indirects, ou achats hors production, ils relèvent des biens et des services indispensables au fonctionnement de l’entreprise.
Cette distinction mène à une réelle différence de gestion. Les achats directs, plus stratégiques, font l’objet de processus d’achats clairs et de contrôles rigoureux. Au contraire, jusqu’à 79 % des entreprises admettent ne pas avoir une vision globale de leurs achats indirects1 !
III. Le poids des achats indirects et l’impact d’une gestion dispersée
Le poids des achats hors production
La loi de Pareto, ou loi 80/20, établit une moyenne de leur impact financier au sein des entreprises.
- La classe B représente 15 % des dépenses de la structure et 30 % du volume total des achats.
- La classe C constitue 5 % de ses dépenses… mais 50 % du volume de ses achats2.
Des commandes hors du contrôle des directions Achats
Parce que les coûts indirects sont faibles, ils sont considérés comme non critiques. De plus, ils sont réalisés par de nombreux collaborateurs de différents services. Résultat : ils deviennent vite invisibles aux yeux des directions Achats.
Les conséquences de cette absence d’encadrement incluent :
- des achats réalisés sans contrat ;
- des achats non planifiés, réalisés à la dernière minute ;
- un grand nombre de fournisseurs sollicités et de commandes traitées ;
- des moyens de paiement parfois non maîtrisés (par exemple par carte bancaire) ;
- de potentielles erreurs de commande et des retours.
Une affaire de rentabilité, de productivité et de risques fournisseurs
Tarifs non négociés en amont, achats inutiles, surqualité… Ces pertes économiques générées par l’absence de procédure sont évidentes – mais ce ne sont pas les seules.
Ce grand volume de commandes et de factures génère aussi des coûts de fonctionnement plus importants pour l’entreprise, et augmente le TCO (Total Cost of Ownership, ou coût total d’acquisition) des biens achetés. La productivité des services Achats et Comptabilité se trouve aussi dégradée.
Par ailleurs, cette gestion dispersée des fournisseurs ne permet pas d’évaluer leur performance. Comment savoir s’ils sont fiables ou en phase avec la stratégie de votre entreprise ? Vous devez pouvoir accomplir votre devoir de vigilance et atteindre vos objectifs RSE. Le risque fournisseurs est réel, tant sur le plan économique que sur le plan réglementaire.
IV. La gestion des achats indirects en 7 étapes
Pour éviter l’impact négatif d’achats indirects non maîtrisés, plusieurs règles de gestion doivent être mises en place – et surtout respectées.
- Auditez et analysez vos dépenses et votre panel de fournisseurs par catégorie.
- Définissez une stratégie d’achat selon ces catégories. Celle-ci peut inclure la création d’une direction des Achats Indirects, l’externalisation de la gestion de ces achats, la rationalisation du panel de fournisseurs, l’utilisation d’un outil d’E-Procurement…
- Rationalisez puis réduisez votre panel de fournisseurs et les références de produits proposées à vos clients internes. L’objectif : diminuer vos coûts d’achat mais aussi de traitement des commandes.
- Négociez les prix d’achats et intégrez-les éventuellement à des contrats cadres.
- Définissez une politique et des processus d’achat standardisés… et assurez-vous de les partager avec tous en interne !
- Établissez un catalogue des produits proposés aux clients internes ou plus simplement un formulaire de demande d’achat.
- Centralisez vos achats indirects. Une solution d’E-Procurement vous permettra de maîtriser les processus d’achats hors production, et une plateforme SRM vous aidera à gérer votre base de fournisseurs.
Les outils d’E-Procurement : quels avantages ?
Ces solutions digitales, qui centralisent l’ensemble des achats indirects, sont munies de fonctionnalités spécifiques facilitant le quotidien de vos équipes. On compte par exemple l’automatisation des demandes d’achat, permise par la mise en place d’un catalogues, de Punch-Out (catalogue intégré lié au site du fournisseur et présentant les tarifs pré-négociés) ou de marketplaces. Elles proposent aussi les workflows de validation de ces demandes, et le rapprochement automatique des bons de commande et des factures fournisseurs.
Les avantages des solutions d’E-Procurement sont :
- un réel gain de temps pour les clients internes et les équipes comptables ;
- une efficacité accrue pour les équipes Achats ;
- une meilleure visibilité sur les dépenses liées aux achats indirects ;
- une réduction des coûts de passation et de traitement des commandes ;
- un meilleur respect des délais de paiement, grâce à un rapprochement plus rapide des commandes et des factures.
L’optimisation de vos achats indirects est un levier important pour une meilleure gestion de vos dépenses. Elle garantit aussi un réel gain en temps et en efficacité pour vos équipes. Toutefois, la mise en place de solutions d’E-Procurement est un incontournable pour profiter pleinement des avantages d’une gestion des achats indirects maitrisée.
1 : Achats indirects : enjeux et définition, décision-achats.fr
2 : Achats de classe C : définition, Manutan