La dématérialisation des factures est, depuis plusieurs années, un sujet important pour les directions comptables et financières. Et, avec la loi sur la facturation électronique, elle deviendra obligatoire en France à partir de 2026.
Pour autant, l’obligation de dématérialiser ses factures ne doit pas être vue comme une contrainte – bien au contraire ! Cette réforme comporte beaucoup d’avantages, et tout l’enjeu est de savoir en tirer parti.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tour d’horizon des 5 grands bénéfices de la dématérialisation des factures pour les entreprises.
Avantage #1 : diminuez le coût de traitement de vos factures fournisseurs
Chaque année, les entreprises françaises éditent et/ou reçoivent environ 3 milliards de factures papier. Le coût du traitement manuel de chacune de ces factures est de 14 à 20 euros : impression, affranchissement, saisie manuelle, traitement, archivage…
Prenons un exemple : si une facture au format papier vous coûte 17 euros et que vous traitez 500 factures par jour, vous aurez dépensé 8 500 euros à la fin de la journée. Et si vous étendez ce calcul sur l’année, le coût s’élève à plus de 2 millions d’euros !
La gestion des factures papier est une tâche non seulement coûteuse, mais aussi chronophage et peu valorisante : les comptables doivent passer du temps à saisir les données des factures, rechercher les informations dans les archives, relancer les valideurs en interne… La gestion manuelle peut par ailleurs entraîner des erreurs de saisie, qui faussent les écritures comptables et rapprochements bancaires.
Avec la dématérialisation des factures, vous pourrez :
- Diviser le coût de traitement par 2 ou 3, tout en réduisant les coûts d’archivage physique
- Faire gagner du temps aux collaborateurs chargés de valider les factures
- Permettre aux comptables de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée
- Diviser le délai de traitement de chaque facture par 5, en passant de 15 jours par facture à seulement 3.
Avantage #2 : diminuez vos délais de paiement avec la dématérialisation des factures
La fin d’un traitement de facturation chronophage
Finis le casse-tête procédurier et les temps de paiement à rallonge !
À partir de l’envoi postal, il faut environ 15 jours pour traiter une facture papier. Mais le temps de traitement peut parfois être beaucoup plus long, et ce pour diverses raisons :
- Perte de documents
- Erreurs de saisie
- Manque de réactivité des valideurs
- Absence d’automatisation…
Une sécurité supplémentaire pour votre direction financière et comptable
La réduction de ces temps de gestion des factures papier est un réel enjeu pour les directions financières et comptables, qui sont dans l’obligation d’effectuer les paiements sous 60 jours maximum, après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation de services, dans le cadre d’un accord avec le fournisseur (selon la loi LME).
Les entreprises qui ne respectent pas ce délai peuvent encourir de très lourdes amendes et être dénoncées publiquement par le gouvernement (« name and shame »), sans compter les pénalités pour retard de paiement et le risque de dégradation des relations avec les fournisseurs.
Une réduction des erreurs et une meilleure visibilité grâce à l’automatisation
La facturation électronique est instantanée et standardisée. Elle permet donc de :
- Limiter le nombre d’erreurs
- Réduire les délais de paiement
- Garantir la traçabilité absolue de chacune des étapes du traitement de la facture ;
- Créer une piste d’audit fiable (que vous devez obligatoirement fournir en cas de contrôle fiscal) ;
- Maîtriser au mieux votre BFR (Besoin en Fonds de Roulement)
- Optimiser votre trésorerie grâce à une meilleure visibilité sur les engagements de dépenses et les ordres de paiement.
Avantage #3 : sécurisez votre chaîne de paiement
La dématérialisation des factures aide à combattre les fraudes, faux paiements et erreurs d’émission de factures. Selon une étude réalisée par Trustpair et Opinion Way, 50 % des entreprises françaises ont subi au moins une tentative de fraude – et ces événements ne font que se multiplier.
Les fraudeurs cherchent la moindre faille dans les systèmes des sociétés, et adoptent différentes stratégies :
- Créer de fausses factures
- Se faire passer pour un fournisseur
- Se présenter comme un donneur d’ordre et exiger un virement confidentiel – une méthode connue sous le nom de « fraude au président »
Face à la montée en puissance de ces fraudes, les entreprises se voient obligées de mettre en place un double processus de validation qui tend à rallonger encore davantage le temps de traitement des factures.
À l’inverse, en utilisant la facturation électronique, vous limitez considérablement les risques de fraude. La gestion des factures électroniques dans une solution de Procure to Pay (P2P) garantit une parfaite traçabilité des différentes étapes du traitement : réception, rapprochement automatique avec la commande, approbation et validation du paiement.
Avantage #4 : contribuez à la lutte contre la fraude fiscale en France
En France, l’ensemble de la fraude fiscale coûte entre 80 et 100 milliards d’euros – et la fraude à la TVA coûte, à elle seule, entre 20 et 25 milliards d’euros par an !
La bonne nouvelle ? La facturation électronique permet à l’État de devenir un intermédiaire entre les entreprises pour mieux contrôler tous les flux. La réforme de la facturation électronique a donc un réel intérêt économique : elle contribue à lutter contre la fraude à la TVA.
Si d’autres pays européens sont déjà passés à la dématérialisation des factures (comme l’Italie), la France fait la différence avec son Portail Public de Facturation (PPF), qui fait appel à des Plateformes de Dématérialisation Partenaires pour gérer les flux.
Et les avantages de la facturation électronique ne s’arrêtent pas là : elle offre à l’État de meilleures statistiques, avec des données financières très précises !
Avantage #5 : réduisez vos émissions de CO2
La France émet 3 milliards de factures chaque année. Mais dès qu’une facture est reçue, elle est copiée ou dupliquée, ce qui double ce chiffre : ce sont donc 6 milliards de factures qui voient le jour chaque année.
Comme les factures papier ont un impact carbone important, la dématérialisation des factures peut permettre de limiter cette consommation énergétique : le passage à la facture électronique réduit de 36 % les émissions de CO2 ! Il est tout de même important de nuancer : pour conserver les factures électroniques, il faut les stocker dans des serveurs qui consomment, eux aussi, de l’énergie…
La dématérialisation des factures comporte de nombreux avantages pour les entreprises… à condition de savoir en tirer parti. Vous vous demandez comment organiser votre transition vers la facturation électronique ? Fluxym vous accompagne !