Dans les entreprises, la fonction Achats est souvent vue comme un « cost-killer ». Quant aux financiers, ils sont considérés comme des collaborateurs travaillant en solitaire, déconnectés du reste de l’organisation. Pourtant, la réalité est tout autre : Achats et Finance ont des enjeux communs, et sont donc régulièrement amenés à travailler ensemble. Voici nos conseils pour aligner ces deux fonctions essentielles.
Quelles sont les causes du désalignement Achats-Finance ?
Des angles de vue différents
Dans beaucoup d’entreprises, quelle que soit leur taille, on observe un manque d’alignement entre les directions Financières et Achats qui peut se révéler source de difficultés et d’incompréhension entre ces deux services.
On observe tout d’abord un désalignement en termes de mesure des économies, qui peut causer de l’incompréhension lors de la transmission d’informations. Prenons l’exemple de la réduction des coûts : celle-ci est vue sous l’angle de la diminution des dépenses par le pôle Finance, tandis que les Achats se concentrent sur la baisse des prix.
Ainsi, l’évitement des coûts mesuré par les Achats n’est pas réellement pris en compte par le service Finance. Il en est de même pour d’autres critères, pourtant cruciaux, tels que le taux de couverture achat, le taux de dépendance ou les indicateurs de qualité.
Des enjeux méconnus et pourtant très proches
Selon une étude réalisée par la DFCG, Capgemini Invent et Per Angusta, la moitié des directeurs Achats se sentent incompris par les services financiers. Cette incompréhension est en fait majoritairement dûe à une méconnaissance mutuelle des enjeux et ambitions de l’autre pôle, qui sont pourtant très proches :
- réduire les coûts afin de sécuriser le cash et contribuer à la bonne santé financière de l’entreprise ;
- optimiser l’efficacité opérationnelle via la rationalisation et l’automatisation des processus ;
- gérer les risques fournisseurs (fraudes, défaillances non anticipées, manquements aux exigences RSE…) ;
- éviter les achats sauvages pour garder une visibilité optimale sur les dépenses et les budgets ;
- assumer pleinement leur rôle de business partner pour toutes les directions opérationnelles.
Deux langages distincts
Le problème ? Achats et Finance ne parlent pas le même langage ! Ils travaillent en effet avec des KPI très différents, ce qui mène à des incompréhensions et complexifie la collaboration :
- le pôle Finance se concentre sur le BFR (besoin en fonds de roulement), les indicateurs de rentabilité, de croissance, et de performance financière et opérationnelle ;
- les Achats abordent la dépense sous l’angle de l’optimisation des coûts et du calcul du TCO (Total Cost of Ownership).
Au-delà des enjeux financiers, les directions Achats ont aussi pour objectifs de sécuriser la chaîne d’approvisionnement, d’anticiper les risques fournisseurs, de booster l’innovation et de soutenir les efforts RSE.
4 stratégies pour aligner les services Achats et Finance
#1 Élaborer des règles de collaboration communes
Définir une méthodologie de travail commune, avec des techniques similaires, permettra de réaligner les enjeux et les KPI des deux pôles. Il leur faudra par exemple se mettre d’accord sur :
- la méthode de mesure de la réduction des coûts et les KPI associés ;
- le monitoring et les alertes liés aux risques fournisseurs (santé financière, taux de dépendance…) ;
- la réduction des litiges de facturation grâce au rapprochement des commandes et factures et au respect des délais de paiement.
#2 Créer un référentiel fournisseurs unique
Fluidifier la collaboration passe par la centralisation des données pour une connaissance fournisseurs partagée. L’objectif est de créer un référentiel unique et commun, avec des process de création et d’homologation des fournisseurs harmonisés, qui facilite l’accès aux données et donc la coopération Finance-Achats.
#3 Encourager la communication
Établir une communication solide entre les deux services, avec un vocabulaire identique, permet à la fois :
- de clarifier les rôles et responsabilités de chacun ;
- de faciliter le dialogue Achats-Finance via des moments partagés comme des comités de pilotage ;
- d’assurer un échange d’informations fluide et efficace.
Il sera pour cela nécessaire de former les acheteurs et financiers aux enjeux de chacun.
#4 Valoriser les projets communs
La relation Achats-Finance peut être renforcée grâce à des moments d’échanges où sont présentés des résultats chiffrés. De telles initiatives offrent l’occasion de reconnaître les réussites respectives et communes des deux pôles. En mettant à plat les missions et succès de chacun, elles solidifient également le lien de confiance et de transparence entre Finance et Achats.
Toutes ces stratégies peuvent être mises en œuvre à une condition : que les deux départements entretiennent une relation d’échanges constants. C’est dans ce cadre que l’utilisation d’un outil de centralisation des données et connaissances fournisseurs se révèle essentielle, facilitant la transmission d’informations et la collaboration.
Le digital : un catalyseur de synergies Finance-Achats
Les solutions digitales comme le Source to Pay fluidifient la collaboration entre les services Achats et Finance en permettant de :
- créer des demandes d’achat (un bon moyen de limiter les achats sauvages et d’obtenir une meilleure visibilité sur les budgets et dépenses) ;
- éviter les fraudes grâce au contrôle des données bancaires des fournisseurs ;
- centraliser les interactions entre Achats et Finance en temps réel ;
- partager facilement des informations clés et KPI ;
- mesurer l’impact de chaque équipe sur une base commune.
Au-delà de la collaboration Achats-Finance, les outils digitaux aident les deux parties à gagner en fiabilité et en efficacité grâce à :
- la planification, le suivi et la gestion optimale des projets Achats ;
- la production de rapports automatisés, qui offrent un contrôle accru des dépenses ;
- des alertes en temps réel qui permettent de réagir rapidement et prioriser leurs actions dans le cadre des risques fournisseurs ;
- le respect des exigences réglementaires (Loi Sapin 2, devoir de vigilance…) ;
- la collaboration sur le reporting extra-financier, notamment dans le cadre de la directive CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) ;
- un partage et un audit facilités entre équipes Achats et prescripteurs.
La digitalisation émerge également comme un véritable levier de recrutement, enjeu crucial et commun aux directions Achats et Finance.
Vous l’aurez compris : adopter des solutions digitales telles que le Source to Pay permet d’améliorer l’alignement des départements Achats et Finance. Mais l’implémentation de telles solutions peut nécessiter l’intervention d’un expert : Fluxym est là pour vous accompagner !