Les bénéfices de la facturation électronique dépassent largement les murs de la direction financière. Elle a même vocation à s’inscrire dans une démarche de digitalisation de bout en bout, en décloisonnant les services. François Chevillotte, expert Fluxym sur le sujet de la facture électronique, répond à nos questions.
Les flux transactionnels ont vocation à être toujours plus automatisés. Cette évolution est-elle déjà une réalité en entreprise ?
Nous constatons globalement une situation de maturité pour ce qui est de la dématérialisation, quel que soit le type d’organisation. Peu d’entreprises continuent à véhiculer des factures papier en interne. Dans la grande majorité des cas, elles sont scannées et circulent numériquement.
C’est bien moins évident lorsqu’on parle de gestion automatisée de factures électroniques. Mais il est fort probable que la transformation dans ce sens sera désormais très rapide. L’échéance de 2026 en est la principale raison. D’ailleurs, les pays les plus avancés en la matière le sont devenus à la faveur d’évolutions réglementaires au cours des dernières années.
Quels sont les atouts d’une plateforme Procure to Pay (P2P) en matière de traitement des factures ?
Il existe de multiples avantages tout au long de la chaîne, de la réception du document à l’archivage en passant par les workflows de validation. Tout d’abord, on traite la facture sans intervention manuelle. Les outils P2P permettent un traitement totalement automatisé, même s’il y a bien sûr un contrôle humain.
L’enregistrement de l’information se fait donc beaucoup plus rapidement, en éliminant par la même occasion le risque d’erreur. Le comptable se focalise uniquement sur la bonne saisie des éléments, et surtout sur leur analyse. Le gain de temps profite aussi à l’approbateur pour qui la vérification est quasi-instantanée.
Ces pratiques s’inscrivent par ailleurs dans un contexte de digitalisation des demandes d’achat en amont. En automatisant le passage d’ordre aux fournisseurs, on prépare le terrain à l’émission de la facture électronique associée. Dès le départ, les informations sont échangées dans un format structuré, améliorant ainsi la performance économique de l’organisation. L’automatisation peut également concerner les catalogues d’achats, dont la maintenance peut même être décentralisée directement chez le fournisseur.
Une plateforme Procure to Pay apporte ainsi d’importants gains d’agilité opérationnelle au sein des directions financières, mais aussi dans d’autres services ?
Absolument. Au sein de la direction financière, le déploiement d’une plateforme P2P conduit à une amélioration notable de la productivité, à un déplacement des tâches fastidieuses vers des activités à plus haute valeur ajoutée telle que l’étude des données à des fins d’analyse, afin de favoriser les décisions les plus pertinentes.
La fonction comptable en ressort valorisée. Mais les autres services de l’entreprise, comme les donneurs d’ordre ou les approbateurs, ou encore les services de réception de commandes, bénéficient de ces outils qui permettent des échanges d’information quasi instantanés sur les commandes ou les factures.
Pour une adoption efficace de bout en bout, attention à ne pas négliger la conduite du changement. Il importe d’impliquer les différents services, suivant le rôle qu’ils auront dans la chaîne de traitement, pour s’assurer de la bonne compréhension du processus dématérialisé. Par exemple, il est important d’expliquer qu’approuver une facture sur un écran a la même valeur qu’une signature manuelle.
Les départements financiers et comptables se trouvent au cœur de ces changements car ils sont souvent à l’initiative de la mise en place de la facturation électronique. A cet égard, le déploiement de solutions Procure to Pay telles que Basware s’avèrent être un excellent moyen pour se préparer et être en conformité avec la réglementation 2026.
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