Et s’il était possible d’optimiser chaque étape de votre processus achats, de la sélection des produits au traitement des factures fournisseurs ? C’est ce que permettent les solutions d’E-Procurement. Considérées comme des catalyseurs de la transformation des processus d’achats, elles offrent aux entreprises de nouvelles perspectives. Nous faisons le point pour vous dans cet article.
I. L’E-Procurement et sa place dans le processus d’achat
E-Procurement : une définition
L’Electronic Procurement (« approvisionnement électronique » en français) désigne la gestion dématérialisée des achats réalisés par les entreprises auprès de leurs prestataires, ainsi que l’ensemble des technologies et des solutions informatiques utilisées pour automatiser et optimiser le processus d’achat.
Ce processus entièrement digitalisé remplace donc la correspondance papier et les appels téléphoniques. Les équipes Achats gagnent en temps et en productivité !
S2P, P2P, S2C et E-Procurement : quelles différences ?
Il peut être difficile de s’y retrouver parmi ces anglicismes… Ils désignent en fait des étapes distinctes du processus d’achat.
Source to Pay, Source to Contract et Procure to Pay
Le Source to Pay englobe l’ensemble du processus Achats-Finance. Il se décompose en deux parties : Source-to-Contract et Procure-to-Pay.
Le Source to Contract désigne l’ensemble des actions réalisées par l’entreprise en amont de l’acte d’achat :
- le sourcing des fournisseurs : le lancement d’un appel d’offres, la négociation et la sélection du meilleur fournisseur ;
- la contractualisation : la signature d’un contrat et la gestion de son cycle de vie ;
- la gestion des fournisseurs, du référencement à l’évaluation.
Le Procure to Pay, quant à lui, correspond à l’ensemble des étapes de l’achat, de sa demande au paiement de la facture.
La place de l’E-Procurement
Les solutions d’E-Procurement permettent de dématérialiser et d’automatiser un certain nombre d’étapes du Procure to Pay, soit :
- la sélection de produits et leur mise à disposition via des catalogues ou des marketplaces ;
- les demandes d’achat en ligne ;
- la validation de l’acte d’achat ;
- l’édition des bons de commande, leur envoi automatisé, et le suivi des livraisons ;
- la réception et la transmission des factures au service comptable.
II. Le fonctionnement en 5 étapes de
l’E-Procurement
#1 La formalisation d’une demande d’achat
C’est l’étape d’identification du besoin. Via la solution d’E-Procurement, les clients internes consultent les produits et les prestations de services des fournisseurs sélectionnés et référencés par l’entreprise.
Comment y accèdent-ils ? Via un catalogue, une marketplace, un formulaire électronique, un Punch-Out… Une fois leur demande de produit ou de service réalisée, celle-ci est soumise à un processus de validation.
#2 La validation de la demande
Le service Achats ou le département concerné examine la demande formalisée du donneur d’ordre. Il peut la refuser dans certains cas, par exemple si elle n’est pas justifiée ou si elle va à l’encontre de la politique d’achat interne.
#3 L’envoi d’un bon de commande au fournisseur
La solution d’E-Procurement émet et envoie automatiquement un bon de commande au fournisseur référencé.
#4 La réception de la livraison et la création d’un bon de réception
L’entreprise reçoit la livraison du fournisseur. Bien sûr, le réceptionneur vérifie sa conformité à la commande passée, c’est-à-dire :
- la quantité des produits livrés ;
- leur état ;
- l’adéquation de la prestation de services, le cas échéant.
Ses éventuelles remarques sont incluses au bon de réception émis suite à la réception de la commande.
#5 Le traitement automatisé de la facture fournisseur
La commande est validée auprès du fournisseur. Cela déclenche la création automatique d’une facture, qui peut être envoyée au client avant, pendant ou après la livraison.
La dernière étape du processus d’E-Procurement ? Le rapprochement automatique du bon de commande, du bon de réception et de la facture, qui déclenche la création du bon à payer.
Pour résumer
L’E-Procurement permet de valider, d’automatiser et de fluidifier l’acte d’achat, ainsi que le rapprochement des documents générés par les différents acteurs du processus : les donneurs d’ordre interne, les acheteurs, les fournisseurs, la comptabilité, voire – dans certains cas – le service qualité. De quoi éviter les erreurs et gagner en efficacité !
III. Des bénéfices pour tous les acteurs internes
Pour chaque service…
Le service Achats
L’E-Procurement permet aux acheteurs de :
- gagner en efficacité, grâce à des temps de traitement et de gestion des achats directs et des achats indirects accélérés ;
- gagner en visibilité, grâce à la centralisation des processus dans un seul outil, sur :
- les demandes d’achat, leur montant et leur nature – ce qui limite les achats sauvages et facilite le contrôle des dépenses –,
- les niveaux de stocks et les besoins en réapprovisionnement,
- le respect de la politique d’achats en interne, et le respect des conditions contractuelles par le fournisseur.
- améliorer les relations fournisseurs – les prestataires bénéficiant d’une meilleure visibilité sur les commandes reçues et de paiements plus rapides.
Les services financiers
Pour la direction financière, l’E-Procurement permet plus de visibilité sur les dépenses engagées, donc une meilleure gestion de la trésorerie et un meilleur suivi budgétaire. Le plus : les outils digitaux mettent à sa disposition des pistes d’audit fiables !
Côté paiement des fournisseurs, la digitalisation des processus d’achat et la centralisation des informations assure à vos équipes un meilleur suivi des factures à payer. Vous diminuez les risques financiers liés à la fraude, aux erreurs et aux retards de paiement… et la mauvaise réputation qui peut en découler.
Les donneurs d’ordre ou clients internes
L’E-Procurement, c’est aussi la simplification des commandes. Les utilisateurs internes retrouvent des processus électroniques similaires à ceux de leur vie quotidienne, avec des outils intuitifs (catalogues en ligne, etc.) et rapides – de quoi gagner aussi en temps et en productivité.
… et pour l’entreprise
La dématérialisation des processus achats est aussi un moyen pour l’entreprise de gagner du temps, de s’affranchir des archives papier, et de répondre plus rapidement aux besoins exprimés !
Plus précisément, celle-ci bénéficie :
- d’une efficacité opérationnelle accrue pour tous les acteurs du processus d’achat ;
- de contrôles renforcés, permis par :
- la traçabilité des commandes,
- le meilleur respect des politiques achats,
- des piste d’audit sur les factures,
- un suivi budgétaire facilité… ;
- de coûts réduits, grâce à :
- une meilleure visibilité sur les dépenses,
- une optimisation de la gestion des achats et une rationalisation de ces derniers,
- des négociations avec les fournisseurs facilitées,
- la limitation des pénalités pour retard de paiement des prestataires,
- la diminution de la consommation de papier…
En supprimant la gestion papier de nos processus d’achat, nous avons constaté deux bénéfices majeurs : un gain de productivité et le respect des délais de règlement.
Sipan Grigorian
Responsable du Pôle Fournisseurs, Eclor
Nous avons apprécié la disponibilité des consultants de Fluxym et leur bonne compréhension de nos besoins. Ils nous ont guidé tout au long du projet, de la phase de spécification jusqu’au déploiement de la solution et la formation des utilisateurs.
Emmanuelle Guay
Responsable de la Comptabilité Fournisseurs, Clarins
L’acte d’achat, au cœur de toute solution d’e-procurement, repose sur la sélection préalable de vos fournisseurs. Avant de pouvoir intégrer des produits ou services dans votre outil d’e-procurement, il est essentiel d’avoir identifié et évalué vos partenaires sur des critères financiers, industriels, technologiques et réglementaires. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre article dédié ci-dessous.