La performance de vos fournisseurs est un élément clé de la réussite de votre entreprise. Il est donc important de procéder régulièrement à leur évaluation complète. Si la mise en place de cette étape de la gestion des processus d’achat peut paraître complexe, la bonne méthode et des outils digitaux permettent de la fluidifier. Fluxym vous guide.
I. Qu’est-ce que l’évaluation des fournisseurs ?
L’évaluation des fournisseurs concerne aussi bien les prestataires potentiels que ceux actuellement référencés dans votre panel. Ce processus porte à l’étude leur performance réelle ou attendue, et plus précisément :
- la qualité des produits ou des services fournis ;
- la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement ;
- leur santé financière ;
- leur conformité avec les réglementations en vigueur et votre politique achats.
Des critères qualitatifs
Interrogez votre fournisseur sur sa réactivité commerciale, ses capacités d’adaptation et d’innovation, ses engagements RSE… La qualité d’un partenariat ne se limite pas à la stabilité économique du prestataire ou à la qualité de son produit !
II. Pourquoi évaluer ses fournisseurs ?
Qu’il s’agisse de prestataires potentiels ou actifs, l’évaluation des fournisseurs est un pilier de la performance Achats. Véritable boussole de l’acheteur, elle lui permet d’anticiper les risques mais aussi de prendre des décisions opérationnelles ou stratégiques basées sur des informations tangibles. Selon les cas, il peut s’agir de :
- choisir de nouveaux fournisseurs ;
- renforcer la relation de l’entreprise avec ce prestataire ;
- trouver des fournisseurs de substitution ;
- élaborer avec lui un plan de progrès ou d’action, et suivre sa réalisation ;
- rationaliser le nombre de fournisseurs, etc.
L’évaluation fournisseurs est donc un des piliers de la stratégie achats.
III. Quand procéder à une évaluation de ses fournisseurs ?
Elle doit être menée régulièrement tout au long du cycle de vie des fournisseurs. Le questionnaire que vous leur envoyez lors de l’appel d’offres est loin d’être suffisant !
Assurez-vous notamment de les évaluer aux étapes clés de votre collaboration.
Pendant le sourcing fournisseur
Vous êtes en phase d’appel d’offres ? Vous devez vérifier que les prestataires avec qui vous envisagez de collaborer sont conformes à votre stratégie d’achat. Il s’agit de réduire les risques fournisseurs, qu’ils soient financiers, réglementaires, RSE…
Cela tombe bien – l’appel d’offres est aussi le meilleur moment pour recueillir des informations auprès d’eux. Interrogez-les par exemple sur :
- leur santé financière ;
- leur capacité de production et de livraison ;
- leurs certifications et les normes auxquelles ils adhèrent ;
- leur politique RSE.
Après la contractualisation
Les performances de vos prestataires sont vouées à évoluer dans le temps, mais elles doivent rester satisfaisantes. Évaluer vos fournisseurs vous permet d’analyser :
- leur respect des tarifs et des délais de livraison fixés au préalable ;
- le maintien de la qualité de leurs produits et/ou de ses services dans le temps ;
- la réactivité de leur service après-vente ;
- la qualité de votre relation commerciale avec eux, etc.
Bien sûr, une équipe Achats engagée dans une gestion stratégique des fournisseurs ne se contente pas de vérifier leur performance – elle cherche aussi des pistes pour l’optimiser. L’évaluation permet d’identifier ces pistes. Elle constitue donc un des leviers de ce processus d’amélioration continue.
Après un litige
Il peut arriver qu’un de vos fournisseurs manque à ses engagements, ou livre un produit ou un service non conforme à votre commande. C’est l’occasion de l’évaluer de manière exhaustive. Vos conclusions vous permettront de mettre en place un plan d’action correctif adéquat, ou de justifier la fin de la relation contractuelle si elle s’avère nécessaire.
IV. Quels sont les obstacles à une évaluation de qualité ?
La difficulté principale du processus est la multiplicité et la diversité des informations à prendre en compte. En effet, l’évaluation des fournisseurs s’appuie sur des données à la fois quantitatives et qualitatives, et provenant de nombreux acteurs – les services internes (Achats, Approvisionnement, Qualité, Comptabilité, clients internes…) ou le fournisseur lui-même.
Elles sont notamment issues :
- des visites de site ;
- des tests de produit ;
- des certifications et notations du fournisseur ;
- des questionnaires d’évaluation ;
- des enquêtes de satisfaction menées auprès des parties prenantes ;
- des bases de données externes (Altares, Ecovadis…) ;
- de vos outils internes, qui peuvent remonter les anomalies de livraison, de qualité, etc.
Les acheteurs doivent renseigner, trier et analyser l’ensemble de ces données. Une tâche aussi vaste requiert une solide préparation en amont, et des outils adaptés !
V. La méthode et les outils des acheteurs
Évaluer ses fournisseurs en 4 étapes
Voici la méthodologie des experts Fluxym pour mettre en place l’évaluation de vos fournisseurs et la mener à bien. N’oubliez pas d’adapter le degré d’exhaustivité à l’importance du fournisseur pour l’entreprise… qui peut en avoir des centaines !
I. Déterminez les fournisseurs stratégiques – ceux à évaluer en priorité.
Classifiez-les selon des critères pertinents, par exemple le volume de commande moyen.
II. Définissez les indicateurs à suivre dans la durée
pour chaque catégorie de fournisseurs (par exemple le chiffre d’affaires, les résultats nets, le taux de dépendance économique, etc.). L’objectif : mesurer leur performance de manière objective et adaptée.
III. Identifiez les personnes impliquées dans la relation :
acheteurs, membres du service qualité, utilisateurs, clients internes…
IV. Validez les moyens à mettre en œuvre
(procédures, outils et fréquence des actions) pour un suivi qualitatif et quantitatif impliquant toutes les parties prenantes.
Malgré tout, l’évaluation des fournisseurs pose des défis spécifiques en matière de traitement des informations. Elle implique de collecter, comparer et suivre une grande quantité de données. Elle exige aussi des processus rapides, pour une meilleure réactivité face aux risques fournisseurs.
La conservation et l’archivage des informations, pour un suivi de la relation client-fournisseur dans le temps, et la fiabilisation des processus constituent d’autres défis.
Pour vous aider à les relever, des solutions existent.
S’appuyer sur des solutions digitales
Aujourd’hui, de nombreux services Achats utilisent des tableurs. S’ils facilitent le traitement des données, ils restent des outils très limités.
L’alternative ? Les logiciels de SRM (Supplier Relationship Management), pensées pour fluidifier et automatiser votre gestion des prestataires de A à Z. Bonne nouvelle : l’évaluation des fournisseurs est une de leurs fonctionnalités clés !
Ces plateformes proposent, entre autres :
- la gestion de questionnaires d’évaluation, qui servent notamment pour les RFI (Request for Information, ou demande d’informations) ;
- des connecteurs avec des fournisseurs de données (Altares, Ecovadis, Provigis, Insee…) ;
- la centralisation de toutes les données provenant de ces bases externes et de vos applications internes ;
- des outils collaboratifs pour partager les informations clés entre parties prenantes et enrichir la connaissance fournisseur.
Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez mettre en place des tableaux de bord pour suivre les indicateurs de performance de vos fournisseurs.
Elles vous permettent aussi de mener une réelle évaluation des risques fournisseurs. Appuyez-vous dessus pour programmer des alertes en cas de dégradation de la santé financière ou de la qualité des prestations de vos prestataires.
Surtout, grâce aux solutions de SRM, vous avez suffisamment de visibilité pour mettre en place des plans d’amélioration et un suivi de vos actions dans le temps.
Pour assurer une évaluation fiable de vos fournisseurs, il est indispensable aujourd’hui d’utiliser les bons outils. Vous pourrez ainsi prendre des décisions pertinentes, renforcer votre relation avec vos prestataires stratégiques, et déployer au mieux votre stratégie d’achats. La clé d’une bonne gestion des fournisseurs : des processus efficaces de bout en bout.