Automatisation des factures fournisseurs
Pourquoi les DAF devraient en faire une priorité ?
Qu’est-ce que l’Automatisation des factures fournisseurs ?
L’Automatisation des factures fournisseurs consiste en l’utilisation de technologies pour digitaliser le processus de facturation des fournisseurs, éliminant ainsi la plupart des actions manuelles gérées par les gestionnaires comptables.
Elle est une composante essentielle du processus Procure to Pay (P2P) de l’entreprise et fait partie intégrante de la gestion des comptes fournisseurs de l’entreprise.
La mise en œuvre d’une automatisation globale des factures fournisseurs comprend généralement :
- La capture des données de la facture dans un format numérique via un outil de numérisation et de capture de données (OCR) ou l’intégration de fichiers électroniques de données de facturation
- L’imputation et le rapprochement de la facture avec le bon de commande
- L’envoi de la facture vers l’approbateur le plus approprié via un workflow en cas de litiges.
- L’intégration avec l’ERP ou le système comptable de l’entreprise pour envoyer automatiquement l’instruction de règlement.
Les fonctionnalités clés d’une solution d’automatisation des factures fournisseurs
Pour vous aider à démarrer, voici une liste de fonctionnalités majeures à considérer pour mettre en place une chaîne de traitement automatisée des factures fournisseurs.
- Proposer plusieurs canaux de réception des factures, tels que la numérisation et la capture OCR, un portail fournisseur, une intégration EDI directe avec les fournisseurs, une intégration avec des plateformes de facturation électronique, …
- Offrir une vision à 360° de l’ensemble de la chaîne de valeur, via des tableaux de bord, des rapports et des KPI proposés en standard
- Localiser en temps réel n’importe quelle facture dans le processus d’approbation
- Définir des règles de traitements spécifiques et de configurer les workflows d’approbation en fonction des règles en place
- Faire évoluer les règles de gestion au fil du temps
- Automatiser le rapprochement des factures, des bons de commande et des marchandises reçues (3-way match)
- S’intégrer avec les autres systèmes en place, tels que l’ERP, la plateforme de paiement ou un Datawarehouse
- Disposer d’un portail pour une parfaite collaboration avec les fournisseurs, permettant par exemple de gérer les litiges en ligne ou de les informer en temps réel sur le statut de leurs factures.
Les bénéfices d’une solution d’automatisation des factures fournisseurs
- Réduction des coûts de main-d’œuvre notamment des tâches manuelles, telle que la saisie des données ou les relances
- Réduction des erreurs, des doublons, de trop-payés ou de transactions frauduleuses
- Garantie d’une piste d’audit fiable et probante, archivant l’ensemble des actions effectuées de la réception au paiement
- Une plus grande efficacité des collaborateurs qui se concentrent sur les tâches stratégiques à plus haute valeur ajoutée.
- Visibilité accrue sur les transactions en cours et à venir, permettant des prévisions financières plus faciles et plus précises
- Renforcement de la conformité et du respect des procédures internes
- Préparation et la consolidation des reportings et tableaux de bord facilitées
- Réduction des délais de décision et in fine des délais de traitements des factures.
L’automatisation du traitement fournisseur ne se limite pas à simplement éliminer les factures papier. La mise en place d’une chaîne de traitement des factures suppose de repenser les processus et l’organisation de l’ensemble des départements impliqués, tels que la Comptabilité, les Achats, …
Vous voulez optimiser vos processus et garantir l’adhésion de vos équipes ?
Ils nous confié l’automatisation de leurs factures fournisseurs
En un an, la part des factures électroniques est passé à 67%. Grâce à cette transition, nous avons constaté une plus grande rapidité du traitement de la facture, une meilleure traçabilité et la disponibilité de l’information pour tous les collaborateurs sur site ou en télétravail.
Cécile BÜCHER – Responsable Comptabilité fournisseurs/bailleurs – JC DECAUX
