Améliorez votre résultat net avec un processus Procure to Pay bien établi
Qu’est-ce-que le processus Procure to Pay ?
Le processus Procure to Pay (P2P) fait référence à la manière dont une organisation achète les biens et services nécessaires à son activité, que ce soit pour des besoins directs (utilisés pour produire) ou indirects (utilisés pour fonctionner, mais qui n’entrent pas dans le cœur de métier).
De la commande à la facture fournisseurs
Également nommé processus Purchase to Pay, il fait le lien entre les fonctions d’approvisionnement et la comptabilité fournisseurs : bien qu’il démarre généralement avec les fonctions Achats, il fait partie intégrante du processus de règlements des factures fournisseurs.
Depuis le bon de commande jusqu’au paiement de la facture finale, les services Achats et Comptabilité Fournisseurs ont un intérêt commun à s’assurer que chaque processus de la chaîne de valeur est bien pensé et conçu pour maîtriser les coûts, garantir une constante efficacité opérationnelle et contribuer à la création de valeur.
Quels que soient la taille ou le secteur d’activité, une parfaite définition du processus P2P est essentielle pour gérer efficacement les achats, les flux de trésorerie, les relations avec les fournisseurs et maximiser les économies.
Tout savoir sur les solutions
Procure to Pay
Quels objectifs ?
Une solution de P2P est une solution entièrement intégrée conçue pour prendre en charge l’ensemble de la chaîne de valeur P2P, de la demande de biens/services à l’émission d’une instruction de paiement envoyée au système de comptabilité fournisseurs.
Avec une solution de P2P, l’ensemble de la chaîne de valeur est automatisé, collaboratif et optimisé.
Elle permet une transparence totale sur l’ensemble des transactions et fournit une piste d’audit complète à des fins d’analyse et de contrôle.
Enfin, une solution de P2P facilite l’analyse des dépenses, puisque tout l’historique des achats est centralisé en un seul endroit et accessible à tous ceux qui en en besoin.
Quelles fonctionnalités ?
Une solution de P2P intègre généralement :
- Un service de numérisation et de capture, un portail fournisseur et/ou un réseau interopérable pour permettre aux fournisseurs de soumettre des factures par voie électronique
- Des fonctionnalités d’approvisionnement électronique (telles que des demandes d’achats en ligne, des workflows d’approbation, une gestion de catalogues électroniques)
- Des capacités de rapprochement Facture/Bon de commande, avec gestion des exceptions et écarts.
Quels sont les bénéfices d’une solution P2P ?
Des bénéfices financiers
- Maîtrise des achats et des dépenses sauvages ou inutiles
- Utilisation d’accords et de contrats négociés avec les fournisseurs
- Meilleurs prix d’achats (effet volume, mutualisation des frais de livraison, escompte pour paiement anticipé)
- Réduction des coûts internes (Achats, Comptabilité Fournisseurs, Approbateurs…).
Des bénéfices stratégiques
- Meilleur contrôle financier et visibilité améliorée sur l’ensemble du continuum P2P
- Réduction du risque de non-conformité des dépenses et de non-conformité des fournisseurs
- Centralisation des données facilitant les opérations d’analyse et de contrôle
- Amélioration de la relations avec les fournisseurs.
Pas de processus P2P efficace sans une stratégie Achats robuste
Pour adresser au mieux le processus P2P, il est primordial d’avoir une stratégie Achats en place pour encadrer les activités d’approvisionnement et une bonne coordination avec la comptabilité fournisseurs pour garantir des règlements rapides et maîtrisés pour tout article ou service acquis.
Vous voulez bâtir une stratégie Achats performante ?
3 points clés pour bâtir une stratégie Achats performante
- La stratégie doit inclure, pour chacun des biens et services identifiés : une description détaillée des caractéristiques du produits, des informations sur les prix, les conditions et délais de livraison ainsi que les conditions particulières négociées.
Une fois combinées, ces informations peuvent ainsi constituer un catalogue interne, utilisable pour chaque service de l’entreprise, et éviter ainsi les achats « sauvages ».
- La stratégie Achats doit décrire le processus de demandes d’achats de biens et services, définir le processus d’approbation des bons de commande pour chaque type de demande et détailler les workflows pour minimiser les retards, le gaspillage et les inefficacités.
- La définition de la stratégie Achats est l’occasion d’établir une liste de fournisseurs à la fois standards et préférés. Les fournisseurs offrant le meilleur prix, la meilleure qualité et le service le plus fiable sont ainsi désignés comme préférés, tandis que ceux dont les standards de performance sont inférieurs servent de fournisseurs de back-up ou d’urgence.
Vous avez besoin d’une solution P2P dans votre organisation si :
- Certains achats sont effectués sans autorisation appropriée
- De nombreux achats sont effectués auprès de fournisseurs non référencés
- Vous n’avez aucune visibilité sur les engagements de dépenses tant que les factures ne sont pas reçues
- Les activités Achats et de traitement des factures sont chronophages.
Ils nous ont confié leur projet Procure to Pay
Un an après la mise en œuvre de notre solution, nous avons un processus Procure to Pay bien établi pour toute l’école et dans lequel tous les départements sont impliqués.
En termes de contrôle et d’analyse des dépenses, c’est un changement radical. Nous avions très peu de visibilité auparavant. Désormais, nous disposons de nombreux indicateurs de performance que nous voyons évoluer au jour le jour.
Anne-Gaëlle GONNET – Global Procurement Director – INSEAD
