Facturation électronique : le guide complet
Le passage à la facturation électronique est aujourd’hui une étape incontournable pour les entreprises françaises.
Car oui, il deviendra bientôt obligatoire pour elles d’émettre et de recevoir des factures électroniques !
L’application de la réglementation était d’abord prévue pour le 1er juillet 2024, mais elle a été reportée entre 2026 et 2027 selon la taille des entreprises.
Tour d’horizon de ce nouveau fonctionnement.
Qu’est ce qu’une E-Facture ?
L’e-facture, ou facture électronique, est un élément clé de la transformation numérique des entreprises et des administrations publiques. Remplaçant la traditionnelle facture papier ou PDF simple, ce document numérique doit être transmis, reçu et archivé sous forme électronique.
Mais au contraire de la facture traditionnelle papier,
l’e-facture est standardisée : ses données peuvent donc être traitées rapidement et facilement par les humains comme par les systèmes informatiques !
La facturation électronique pour améliorer les délais de paiement
Après avoir passé la facture électronique à la loupe, vous remarquerez que l’un des avantages de ce format, c’est sa rapidité de traitement. Cela permet d’éviter les retards de paiement, et donc les pénalités et litiges avec les fournisseurs.
Focus sur les enjeux des délais de paiement
Pour le fournisseur, les retards de paiement entraînent souvent des problèmes de trésorerie : l’entreprise ne peut alors plus investir comme elle le souhaite, ni se développer efficacement. Elle est aussi contrainte de payer des intérêts sur le remboursement de ses crédits.
Du côté du client, les retards de paiement peuvent entraîner de nombreuses difficultés.
- Les relations fournisseurs : la confiance et la relation entre le fournisseur et le client se détériorent ;
- L’image de marque : la réputation de l’entreprise est touchée, elle est vue comme un mauvais partenaire commercial. Elle peut aussi être affichée à la vue de tous sur le site du gouvernement (Name & Shame) ;
- Les sanctions financières: si les délais de paiement ne sont pas respectés, l’entreprise risque de lourdes amendes et sanctions.
Les délais de paiement représentent donc un enjeu majeur pour les entreprises.
La dématérialisation des factures, une opportunité pour les entreprises
Avantage n°1 : diminution des coûts de traitement des factures fournisseurs
Avec la dématérialisation des factures, vous divisez vos coûts de traitement par deux ou trois, tout en réduisant vos frais d’archivage ! Et la facture électronique ne vous fait pas seulement faire des économies : elle fait gagner du temps à vos collaborateurs. Comme la saisie et la validation des factures est plus rapide, les personnes chargées de la comptabilité peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Avantage n°2 : réduction des délais de paiement fournisseurs et optimisation de la trésorerie
Les directions financières et comptables doivent respecter un délai de paiement de 60 jours maximum, sous peine d’amendes et de sanctions.
La facturation électronique, elle, permet :
- De diminuer le taux d’erreurs ;
- D’accélérer le processus de paiement ;
- De garantir une traçabilité optimale ;
- D’offrir une meilleure visibilité sur les engagements de dépenses et les ordres de paiement.
Avantage n°3 : sécurisation de la chaîne de paiement
La facturation électronique, c’est aussi plus de sécurité que la facture papier. Et pour cause : elle limite les risques de fraudes, les erreurs de paiement et les erreurs d’émission. De plus, en offrant une traçabilité complète du processus de traitement, la facture électronique accélère les étapes de validation nécessaires et raccourcit les délais de paiement.
Avantage n°4 : contribution à la lutte contre la fraude fiscale
Grâce à la facturation électronique, l’État peut mieux contrôler les flux financiers, et donc lutter plus efficacement contre la fraude fiscale (et particulièrement la fraude à la TVA). Grâce au Portail Public de Facturation (PPF) et aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) associées, l’État français peut gérer les flux et obtenir des données financières plus précises.
Avantage n°5 : réduction des émissions de CO2
Par rapport à la facture papier, la facture électronique réduit les émissions de CO2 de 36 %. Même s’il faut noter que la conservation des factures électroniques demande la mise en place de serveurs, qui eux-mêmes consomment de l’énergie, la transaction électronique a un impact environnemental beaucoup plus faible !
Exploration du format Factur-X
Quels sont les différents formats de factures électroniques disponibles ?
Plusieurs formats structurés sont adaptés à la facturation électronique, afin de permettre aux entreprises de choisir ceux qui correspondent le mieux à leurs besoins.
Parmi les options disponibles, vous retrouvez :
- Le format UBL (Universal Business Language), qui favorise l’interopérabilité en utilisant un langage standardisé pour tous les documents commerciaux (dont les factures) ;
- Le format CII (Cross Industry Invoice), conçu pour la facturation électronique industrielle, qui possède une structure cohérente adaptée aux transactions commerciales ;
- Le format Factur-X, format hybride qui comprend un fichier PDF/A-3 lisible par l’homme et des données XML facilement analysables par les logiciels.
Attention : le format EDI (Échange de Données Informatisées), qui permet d’échanger automatiquement des données entre les systèmes informatiques des entreprises, n’a pas été retenu dans le cadre de la nouvelle réglementation.
Factur-X, l’un des formats conformes à la nouvelle législation
Le format Factur-X a vu le jour en France et en Allemagne en 2017. Il a pour objectif d’aider les entreprises à se conformer à la facturation électronique.
Ce format s’aligne sur la norme EN126931, qui indique les 161 données potentielles obligatoires à faire figurer sur une facture électronique.
La Factur-X en détails
La Factur-X fait partie de la catégorie des factures mixtes, qui peuvent aussi être appelées factures hybrides.
Elle combine un fichier PDF/A-3, facilement lisible par les humains, à des données au format XML, qui peuvent être analysées, traitées et automatisées par des ordinateurs
et des logiciels.
Le format XML est un langage informatique qui permet le partage et le stockage des données entre différents systèmes d’information. Dans le cas de la Factur-X, les données XML correspondent majoritairement aux informations présentes dans le fichier PDF/A-3.
La quantité d’informations peut bien entendu varier en fonction du profil de données choisi.
Les avantages de la Factur-X
Comme avec les autres formats de facturation électronique, la Factur-X permet de :
- gagner du temps ;
- réduire les coûts de traitement ;
- booster la productivité ;
- diminuer les délais de paiement fournisseurs ;
- éviter les erreurs de saisie.
La Factur-X a cependant d’autres atouts qui lui sont spécifiques. Et pour cause, il s’agit d’un modèle financièrement et techniquement accessible : cela signifie que vous n’avez pas besoin de créer un système complexe de transmission d’informations pour l’utiliser.
De plus, grâce à son format hybride, la Factur-X offre une transparence totale pour les collaborateurs, qui peuvent la lire et la comprendre facilement.Vous êtes intéressé par ce format de facturation hybride ? Découvrez notre guide pratique du format Factur-X !
L’obligation de facturation électronique
et d’e-reporting
La réforme de la facture électronique
Facturation électronique obligatoire : qui est concerné ?
La facturation électronique obligatoire concerne toutes les entreprises françaises du secteur privé assujetties à la TVA.
Le principe de la réforme
Les entreprises devront bientôt émettre et recevoir toutes leurs factures au format numérique.La transition vers l’e-invoicing (ou facturation électronique) s’accompagne d’un passage
à l’e-reporting.
Le calendrier de la réforme
En ce qui concerne la France, le calendrier de la réforme est issu de l’amendement au projet de Loi de Finances 2024, déposé le 27 octobre 2023.
Il reporte la généralisation de la facture électronique, qui s’appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026.
Rappel
La transition vers la facturation électronique vise à :
- Lutter contre la fraude à la TVA ;
- Renforcer la compétitivité des entreprises, notamment en réduisant les délais de paiement et la charge administrative ;
- Simplifier les obligations déclaratives de la TVA ;
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.
E-invoicing et E-reporting : de quoi parle-t-on ?
L’e-invoicing (ou facturation électronique)
L’e-invoicing comprend la transmission, la réception et le stockage des factures sous forme électronique. La structure du format répond à la norme EN16931.
La réforme définit aussi des mentions obligatoires qui doivent figurer sur toute facture électronique :
- Le numéro SIRET ou SIREN du client ;
- L’adresse de livraison (si elle est différente de l’adresse de facturation) ;
- La catégorie de commande (biens ou prestations de services) ;
- La mention « option pour le paiement de la TVA d’après les débits » (si applicable).
Ces mentions viennent s’ajouter aux autres mentions obligatoires préalables à l’arrivée de la réforme, que vous pouvez retrouver sur le site du ministère de l’économie et des finances.
L’e-reporting (ou transmission obligatoire des données de facturation)
L’e-reporting consiste à transmettre les données liées aux transactions de facturation B2B et B2C aux autorités fiscales. Ces données sont :
- Les montants hors taxes ;
- La TVA ;
- Le montant TTC ;
- La devise ;
- La catégorie d’opérations (vente, prestation de services)…
Mais à qui, exactement, ces données doivent-elles être transmises ? Au PPF, à un OD, ou encore à votre PDP… On vous explique !
Les acteurs de la facturation électronique : le PPF, l’OD et la PDP
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation (PPF) a été mis en place par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) et l’administration fiscale. C’est sur ce portail que les factures électroniques doivent être déposées.
Ses fonctionnalités sont similaires à celles de Chorus Pro, une plateforme administrative actuellement utilisée par les entreprises qui travaillent avec le secteur public. D’ailleurs, si votre entreprise dispose d’ores et déjà d’un compte Chorus Pro, elle aura automatiquement accès aux services du PPF.
Attention : le non-respect de l’obligation d’e-reporting auprès du PPF entraîne des sanctions financières, soit une amende de 250 à 15 000 euros par année civile ! Pour transmettre toutes les données liées à l’e-invoicing et l’e-reporting au PPF, vous pouvez donc passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), un Opérateur de Dématérialisation (OD), ou bien directement via une API.
Qu’est-ce qu’un Opérateur de Dématérialisation (OD) ?
Un Opérateur de Dématérialisation propose, comme son nom l’indique, des services de dématérialisation des factures.
S’il ne peut pas transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires, il peut (et doit) être raccordé au Portail Public de Facturation.
L’OD intervient alors en tant que mandataire pour assurer la transmission et la réception des factures sur le PPF ou la PDP de leurs clients.
À savoir : comme les Opérateurs de Dématérialisation ne sont pas homologués par l’administration fiscale, ils n’apportent pas de garantie de conformité ni de sécurité des données. Ils n’offrent pas non plus la possibilité de mettre à jour l’annuaire du PPF.
Zoom sur le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PDP jouent un rôle essentiel dans la dématérialisation des factures : en tant que prestataires, elles s’occupent de recevoir et de transmettre les factures électroniques vers le PPF et d’autres PDP. Elles facilitent ainsi la transmission des données de transaction et de paiement de l’entreprise à l’administration fiscale, via le PPF.
Toute Plateforme de Dématérialisation Partenaire doit être agréée et immatriculée par l’administration fiscale.
Les PDP proposent des services additionnels qui permettent de profiter de tous les avantages de la facture électronique, à savoir :
- La limitation des coûts de gestion ;
- La réduction des délais de paiement ;
- Le renforcement de la sécurité ;
- La réduction de l’empreinte carbone.
Passer à la facture électronique : les étapes clés
Passer à la facture électronique n’est pas un processus évident, puisque tous les collaborateurs doivent s’adapter à une nouvelle organisation et à de nouvelles pratiques. Pourtant, la facturation électronique présente bien des avantages,
car elle permet :
- De garantir une traçabilité financière optimale ;
- De remplir certaines obligations légales ;
- D’assurer une bonne gestion comptable et fiscale ;
- De contrôler le budget ;
- De faire gagner du temps aux équipes comptables (temps de saisie, processus manuels, relances…) pour qu’elles se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les factures sont des documents normés indispensables pour plusieurs pôles de l’entreprise. Alors pour garantir une bonne mise en place de la facture électronique, il faut obtenir l’implication de toutes les équipes concernées.
4 étapes pour intégrer une solution de facturation électronique
Étape 1 : réaliser un audit de l’existant
Avant toute chose, il est essentiel d’analyser votre situation actuelle.
Cet audit consiste à répertorier les typologies de factures, les processus
de gestion associés et les outils utilisés.
Pour le mener à bien, vous devrez :
- Analyser le volume de factures entrantes et sortantes ;
- Déterminer les formats des fichiers (papier, EDI, PDF…) ;
- Classer les clients et les fournisseurs (B2B, B2C, B2G, international…) ;
- Évaluer le niveau de criticité des fournisseurs ;
- Identifier les factures non assujetties à la TVA ;
- Cartographier le processus de facturation, pour en comprendre les étapes et les intervenants ;
- Lister et analyser les outils utilisés durant le processus.
Étape 2 : nettoyer la base de données clients et fournisseurs
Mettre à jour et enrichir régulièrement vos données clients et fournisseurs vous permettra de gagner du temps lors de la mise en place de la facturation électronique.
Pour cela, il vous faudra centraliser toutes les informations dans un référentiel unique, mais aussi impliquer tous les services concernés par la qualité de ces données.
Étape 3 : choisir son partenaire de dématérialisation
Si confier la dématérialisation de ses factures à un prestataire externe garantit davantage de praticité, il est essentiel de choisir un partenaire de dématérialisation qui soit adapté à vos besoins opérationnels. Assurez-vous donc qu’il soit capable de gérer les différents types de factures et cas de gestion de votre entreprise et de se conformer à vos processus internes.
Vous pouvez envisager de choisir un prestataire existant (ERP, OCR, P2P), ou choisir un prestataire certifié si cela est nécessaire.
Dans tous les cas, pour être sûr de faire le bon choix, définissez un cahier des charges précis. Vous pourrez ainsi vérifier si les solutions offertes par le prestataire correspondent à vos attentes et à vos besoins. Pensez à prendre en compte vos besoins actuels, mais aussi futurs, comme par exemple le déploiement à l’international de votre entreprise.
Étape 4 : définir et tester les nouveaux processus
Afin de préparer les équipes internes à intégrer une solution de facturation électronique à leurs tâches quotidiennes, organisez des sessions de formation et de communication pour les sensibiliser aux changements
à venir.
Commencez aussi par analyser les processus existants et mesurer les écarts avec les processus cibles. Vous pourrez ainsi définir les spécifications techniques de la solution logicielle envisagée et les KPI à suivre.
Au moment de mettre en place votre logiciel de facturation électronique, testez les fonctionnalités de la plateforme de dématérialisation choisie. Une fois que cela est fait, et avant le déploiement, assurez-vous que toutes les étapes du projet ont été approuvées.Toutes ces opérations permettent aux équipes de passer de la facturation traditionnelle à la facturation électronique de manière structurée et efficace.
Choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire pour la facturation électronique
Les bonnes raisons de choisir une Plateforme de Dématérialisation partenaire
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire apporte bien des avantages aux entreprises. Elle facilite notamment la transition vers la facturation électronique obligatoire, en prenant en charge la gestion des flux de factures (clients, fournisseurs, B2C, international…) et des différents formats de factures électroniques.
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire vous permet aussi de :
- Transmettre des données de transaction ;
- Recevoir et émettre des factures électroniques dans le format choisi par les autres PDP ;
- Garantir une sécurité optimale en transmettant les données d’e-invoicing et
e-reporting directement au PPF ; - Renforcer les contrôles pour réduire les erreurs avant le dépôt sur le PPF, minimisant les litiges ;
- Gérer des cas d’usage spécifiques tels que l’affacturage et l’escompte ;
- Réaliser un archivage à valeur probante pour dix ans, soit quatre ans de plus que le service d’archivage proposé par le PPF ;
- Préremplir les déclarations de TVA.
Toutes ces fonctionnalités peuvent s’accompagner de services additionnels. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires proposent également l’automatisation du processus Procure to Pay, à des degrés différents. Cela vous offre la possibilité de :
- Faire des rapprochements automatiques des commandes, réceptions et factures ;
- Gérer des statuts du cycle de vie recommandés ou fictifs ;
- Créer des circuits de validation de factures personnalisés ;
- Faire des imputations comptables automatiques ;
- Gérer les règles et contrôles spécifiques à votre secteur ou votre entreprise.
Il est donc avantageux pour les entreprises de faire appel aux services d’une PDP ! Parmi ces bénéfices, on compte :
- Des économies significatives sur les coûts de mise à jour du système d’information
- Une amélioration de l’efficacité opérationnelle des équipes ;
- Une réduction des litiges avec les clients et les fournisseurs ;
- Le respect des exigences réglementaires, qui fait partie des prérogatives d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
En résumé
Le passage à l’e-invoicing est donc incontournable. Bientôt, il sera même obligatoire ! Mais la facturation électronique est loin d’être une contrainte : au contraire, c’est une réelle opportunité pour les entreprises, car elle vous apporte bien plus d’avantages que la traditionnelle facture papier.
Cependant, pour s’assurer de bien profiter de tous ses bénéfices, il faut préparer son arrivée. Et s’il existe de nombreux moyens d’assurer la transition vers la facturation électronique, l’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est l’une des solutions les plus efficaces.
Le passage vers la facturation électronique demande du temps ainsi qu’une expertise fonctionnelle et technique. N’hésitez donc pas à vous faire accompagner par un prestataire de confiance. Fluxym accompagne les services achats et finance dans leurs projets de digitalisation et de solution Source to Pay depuis plus de 20 ans.
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