La facturation électronique deviendra bientôt obligatoire en France. Exit les factures papiers, JPEG et PDF. À la place, trois formats ont été retenus par l’administration fiscale. Parmi eux, la Factur-X.
À quoi sert-elle ? Quels sont ses avantages ? Qui peut l’utiliser ? Comment l’intégrer au sein de votre organisation ? Nous répondons ici aux questions que tout le monde se pose sur l’un des formats « stars » de la réforme.
Le format Factur-X, kézako ?
Origine
Contrairement à ce qu’on pourrait penser, ce format de facture électronique n’est pas nouveau et ne date pas d’hier… mais plutôt de 2017 !
À l’origine de ce format, l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014, qui a rendu la facturation électronique obligatoire pour tous les partenaires commerciaux du gouvernement français. Entre 2014 et 2017, les grandes, moyennes et petites entreprises françaises ont progressivement été concernées par cette ordonnance, qui s’est étendue à l’intégralité des structures le 1er janvier 2020. Pour aider les entreprises à respecter ce nouveau mode de facturation, la France et l’Allemagne ont créé conjointement un nouveau format de facture électronique appelé Factur-X.
Définition
Avant de s’attarder sur la notion de Factur-X, il est nécessaire de rappeler qu’il existe plusieurs types de factures.
Les factures non structurées sont des factures JPEG et PDF. Elles ne sont pas nativement électroniques et sont des duplicatas de document papier, qui sont transmises par mail ou entreposées sur le Cloud. Avec l’arrivée de la réforme sur la facturation électronique inter-entreprises, elles ne seront plus autorisées ni reconnues.
À l’inverse, les factures structurées ont une structure convenue et commune aux émetteurs et récepteurs, permettant l’échange de données informatisées (EDI).
Enfin, les factures mixtes (ou hybrides), dont font partie les factures au format Factur-X. Cette dénomination tient au fait que ce format est composé :
- d’un fichier PDF/A-3 contenant l’image de la facture, facilement lisible et compréhensible par les humains ;
- de données au format XML, qui peuvent être analysées, traitées et automatisées par un ordinateur et des solutions logicielles.
Le XML est un langage informatique qui offre la possibilité de partager et stocker des données entre différents systèmes d’information.
Dans le cadre de la Factur-X, ces données au format XML sont identiques à l’ensemble ou à une partie des informations présentes dans le fichier PDF/A-3.
La quantité d’informations diffère en fonction du choix du profil des données, que nous détaillerons plus tard dans cet article.
Obligations
La Factur-X a été pensée pour respecter et répondre à la norme EN126931, qui définit un modèle sémantique de 165 données potentielles nécessaires à l’élaboration et l’émission d’une facture électronique.
Par ailleurs, la Factur-X, comme tout type de facture, doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires pour respecter la réglementation en vigueur (que vous pouvez également retrouver sur le site du ministère de l’économie) :
- la date d’émission de la facture ;
- un numéro de facture unique ;
- la date de vente des produits ou des services ;
- l’identité du vendeur ou du prestataire de services ;
- l’identité de l’acheteur ou du client ;
- le numéro de bon de commande ;
- le numéro d’identification de TVA ;
- la désignation et le décompte des produits et services rendus ;
- le prix catalogue des biens ou services ;
- le taux de TVA légalement applicable ;
- la réduction de prix (si elle est applicable) ;
- les sommes HT et TTC à payer ;
- l’adresse de facturation ;
- les informations sur le paiement ;
- l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans (pour certains biens).
Avec l’arrivée de la réforme sur la facturation électronique inter-entreprises viennent s’ajouter quatre nouvelles mentions obligatoires :
- le n° SIREN ou SIRET du client ;
- l’adresse de livraison (si elle est différente de l’adresse de facturation) ;
- la catégorie de la commande (biens ou prestation de services) ;
- la mention : « option pour le paiement de la TVA d’après les débits » (si applicable).
Pourquoi choisir la Factur-X ?
La première raison à la mise en place de la Factur-X est d’ordre légal ! En effet, elle fait partie des trois types de format retenus par l’administration fiscale dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique.
La Factur-X présente les mêmes avantages que les autres types de factures électroniques : gain de temps, réduction des coûts de traitement, amélioration de la productivité, diminution des délais de paiement fournisseurs, suppression des erreurs de saisie…
N’hésitez pas à consulter notre article sur « Les 5 avantages de la dématérialisation des factures » pour en savoir plus.
En plus de ces bénéfices communs à tous les formats de facture électronique, la Factur-X offre des avantages bien spécifiques, comme nous le détaillons ci-dessous.
Un modèle financièrement et techniquement accessible
Créée en 2017, la Factur-X est utilisée depuis de nombreuses années dans les différentes solutions logicielles telles que Basware. Les données structurées au format XML peuvent être extraites directement par des systèmes informatisés sans avoir à recourir à des systèmes complexes. Il s’agit donc d’un standard peu coûteux, facile à mettre en œuvre et qui fait gagner du temps !
Une transparence totale pour les collaborateurs
Le format hybride a l’avantage d’être lisible et compréhensible par les humains. Pour les services comptables et financiers, cela ne représente pas de différence majeure par rapport aux factures papier, là où les autres formats structurés de factures électroniques ont d’abord été créés pour être traités et analysés par les machines.
Les 5 profils de données de la Factur-X
La Factur-X : utilisable par qui et pour qui ?
Réponse : par tous et pour tous !
Les entreprises ont des façons différentes de traiter leurs factures. Une petite entreprise avec un faible volume de factures aura des besoins structurels et métiers radicalement différents de ceux d’une ETI ou d’une entreprise du CAC 40. Pour s’adapter aux différents besoins des entreprises, la Factur-X propose donc cinq profils de données, plus ou moins riches en informations.
N°1 : le profil « minimum »
Le plus léger et le plus simple des profils de données. On y retrouve toutes les informations obligatoires à l’émission d’une facture. Ce profil respecte les exigences légales en matière de facturation électronique et permet aux entreprises d’envoyer ou de recevoir leurs factures à travers une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), un OD (Opérateur de Dématérialisation) ou directement sur le PPF (Portail Public de Facturation).
N°2 : le profil « basic WL »
« Basicl WL » signifie « Basic Without Line », c’est-à-dire « sans ligne ». Ce profil reprend les données déjà présentes dans le « profil minimum » et intègre en plus les données permettant d’automatiser le traitement de la facture (références de livraison, nom et adresse du fournisseur, mode de paiement, référence bancaire). Elles sont présentes dans l’en-tête et le pied de page de la facture.
N°3 : le profil « basic »
Il est identique au profil précédent, à la différence près qu’il intègre des données supplémentaires sur les lignes de factures : n° de ligne, référence article (code, désignation), quantité, unité, prix unitaire HT, total HT de la ligne.
N°4 : le profil « EN16931 »
Aussi appelé « COMFORT », ce profil intègre les 165 données potentielles requises par la norme EN16931.
N°5 : le profil « Extended »
Les utilisateurs de ce profil de données sont en mesure d’émettre des factures rattachées à des processus commerciaux relativement complexes, tels que la livraison dans des lieux divers ou bien des conditions de paiement spécifiques.
Des échanges simplifiés
Pour chacun de ces cinq profils, il est important de préciser que les destinataires ne sont pas dans l’obligation de s’adapter au profil de données choisi par l’émetteur. Ils sont tout à fait libres d’intégrer uniquement les informations dont ils ont besoin. Et c’est là l’une des forces du format Factur-X : les utilisateurs n’ont plus à tenir compte de la taille ou du niveau d’automatisation de leurs partenaires commerciaux, ce qui simplifie considérablement les échanges.
Comment utiliser et intégrer la Factur-X au sein de mon entreprise ?
Pour utiliser ce format de facture électronique, il est indispensable :
- de passer par un logiciel de facturation ou une solution Procure To Pay ;
- de vous faire accompagner par un spécialiste de la digitalisation des processus financiers et comptables.
Une fois cette solution intégrée au sein de votre organisation, les informations contenues dans votre facture d’origine seront transformées en données XML et associées à un document PDF/A-3.
Pour ce qui est de l’échange des Factur-X avec vos clients ou vos fournisseurs, trois options s’offriront à vous lors de l’entrée en vigueur de la réforme sur la facture électronique :
- utiliser une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ;
- faire appel à un OD (Opérateur de dématérialisation);
- déposer directement vos factures sur le Portail Public de Facturation, comme c’est le cas aujourd’hui avec Chorus Pro.
Quid des autres formats ?
De par ses avantages, sa simplicité d’utilisation et son adaptabilité à tous les types d’entreprises, la Factur-X est un format idéal dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique.
Ce format est-il pour autant un format obligatoire ? Non !
Deux autres formats de facture électronique, tous deux utilisant les données XML, ont été retenus par l’administration fiscale : le CII et l’UBL.
- Le format CII (Cross Industry Invoice) permet l’échange d’informations entre des partenaires commerciaux internationaux. Il répond par ailleurs à certaines normes internationales telle que la norme ISO 20022, qui régit les échanges de données entre les institutions financières.
- Le format UBL (Universal Business Language) s’appuie sur un référentiel international commun, permettant donc aux organisations qui l’utilisent de pouvoir créer et partager des documents facilement. Il est de plus en plus populaire dans les pays d’Asie-Pacifique tels que le Japon, Singapour, l’Australie et la Nouvelle-Zélande. Tout comme la Factur-X, il est également utilisé en France depuis de nombreuses années dans le cadre des échanges de factures à destination de l’administration publique.
Pour identifier le format qui répondra le mieux à vos besoins et vos enjeux, n’hésitez pas à solliciter des experts de la facturation électronique !