En 2018, la gestion des données fournisseurs sera encore une fois un challenge pour de nombreuses organisations, indépendamment de leur taille.
Quelques industries sont en avance dans ce domaine. Les secteurs de l’automobile et des télécommunications ont une meilleure qualité de leurs bases de données fournisseurs par rapport au secteur pharmaceutique ou au commerce de détail par exemple, selon une étude de PWC sur la gestion des données publiée en 2011.
Les raisons motrices de la mise en place d’une solution de gestion de la donnée fournisseurs sont généralement liées aux risques ainsi qu’au contrôle de conformité (la pression s’intensifie dans certains secteurs comme les institutions financières en Amérique du Nord), mais aussi au gain de productivité (et donc la réduction de coûts) que représente ce type d’initiative.
Une étude récente effectuée par Gartner évalue à $500/an/fournisseur le coût de la gestion de la donnée fournisseur (coûts des systèmes et de la main-d’œuvre) bien que la qualité des bases de données fournisseurs soit encore relativement faible. Les fournisseurs fusionnent, changent de propriétaire, changent de nom et d’adresse – toutes ces modifications ont un impact négatif sur l’ensemble vos données fournisseurs ce qui peut provoquer des erreurs ou bien pire encore, une forte perturbation de votre chaîne d’approvisionnement. Et nous ne parlons ici même pas des doublons… (le fameux fournisseur I.B.M, attendez.. Non… IBM.. ou I B M ?)
La dégradation moyenne des données est d’environ 2% par mois.
Etant donnée la multiplicité des systèmes au sein des entreprises (plusieurs ERP, outils SRM, Spend Analysis, Reporting, Procure-to-pay et bien d’autres encore), il est complexe de mettre en place des interfaces entre tous ces référentiels de données afin d’assurer une constante synchronisation.
Voici donc quelques conseils afin d’améliorer la gestion de vos données fournisseurs.
Arrêtez tout !
Faites de cette initiative votre priorité première avant de commencer l’implantation d’un nouveau système. Le succès dépendra en grande partie de l’implication du management. De plus, c’est une bonne opportunité de revoir et d’améliorer certains de vos processus.
Equipez-vous!
Investir dans une solution SIM (Supplier Information Management ) qui deviendra votre référentiel maître des fournisseurs, et communiquera avec tous les systèmes de l’entreprise. Les données erronées proviennent principalement de la fragmentation de la propriété de la donnée au sein de l’entreprise. Aussi bien au niveau des systèmes que de l’organisation.
Harmonisez !
Définissez des processus clairs de “onboarding”, de gouvernance (financier, comptable, d’approvisionnement) et de “offboarding” d’un fournisseur.
Déléguez !
Déléguez la maintenance des données aux fournisseurs eux-même. La plupart des systèmes proposent un portail d’accès permettant aux fournisseurs de directement mettre à jour leurs documents légaux, leurs informations et coordonnées. Ainsi, avec un bon processus d’approbation avant la publication de tout changement initié par le fournisseur, la qualité de la donnée s’améliorera rapidement.
Vérifiez !
Mesurez régulièrement la qualité de vos données. Par exemple, vous pouvez comparer votre base de données avec une source de données externes. Une vérification annuelle devrait être suffisante.
Désignez !
Assignez un rôle de “propriétaire de la gestion des données fournisseurs”, typiquement une personne au sein du département des achats qui sera encouragée dans cette mission avec des KPI (Indicateur clés de performance) clairement définis.
Pour conclure, le chemin sera sûrement long avant d’atteindre une base de données fournisseurs propre et standardisée. Pour cela, il faut mettre en place un processus de “onboarding” harmonisé au sein de l’organisation et une maintenance centralisée. Mais les coûts et les enjeux (ex : gestion des risques) ne peuvent plus être ignorés aussi bien par les grands groupes que pour les PME.
Auteur :
Thierry Jaffry, nommé Pro-to-Know 2018 par le magazine Supply & Demand Chain Executive (SCDE), est un expert reconnu de l’automatisation des processus achats. Il a successivement travaillé chez BravoSolution et Ivalua en tant que directeur de projet S2P. Il a ensuite rejoint Fluxym, intégrateur de logiciels S2P.