Imerys améliore le contrôle de ses dépenses avec le module Procurement de Basware
IMERYS SA est une société française multinationale spécialisée dans la production et la transformation des minéraux industriels.
Imerys est présente dans 50 pays avec près de 250 implantations industrielles, dont 47 en France, et emploie plus de 16 000 employés.
Contexte et Enjeux
Début 2021, la direction d’Imerys a décidé de se doter d’une solution de procurement pour gérer les demandes d’achats de deux entités du groupe : Imerys SA et Imerys Services. Jusqu’à présent, la majorité des factures étaient réceptionnées sans commandes, à l’exception des dépenses IT gérées directement dans l’ERP SAP.
La solution devait répondre à trois enjeux majeurs d’Imerys : améliorer la visibilité sur les engagements de dépenses, respecter les règles de contrôle interne du groupe (approbation du manager avant la commande) et accélérer le temps de traitement des factures fournisseurs. Les dépenses de ces deux entités concernent essentiellement des achats de services (conseil juridique, recrutement) ainsi que l’informatique. Elles sont gérées par des commandes fermées ou des commandes ouvertes sur la base de contrats cadres.
En étendant les fonctionnalités de Basware, nous avons amélioré la visibilité et le contrôle de nos dépenses. Nous avons gagné une meilleure maîtrise de l’ensemble de la chaîne Purchase to Pay.
Tristan Bossard
Finance Project Manager
Un déploiement très rapide
Le projet a été lancé en juillet 2021 avec une contrainte forte sur le délai de mise en œuvre puisque la solution devait être opérationnelle en moins de six mois.
L’équipe projet d’Imerys SA a choisi de déployer le module e-Procurement de Basware et de poursuivre sa collaboration avec Fluxym. La solution était déjà utilisée pour l’automatisation des factures fournisseurs des entités européennes et nord-américaines desservies par les Centres de Services Partagés.
Les ateliers de design ont démarré pendant l’été 2021, précédant une phase d’intégration d’un mois en septembre pour une mise en production mi-novembre.
L’ergonomie et la rapidité de mise en œuvre du module e-Procurement a remporté l’adhésion d’Imerys. Par ailleurs, l’existence d’interfaces déjà paramétrées avec SAP a été un point clé dans le choix d’étendre les fonctionnalités de la plateforme Basware.
Le déploiement s’est opéré en deux temps avec une phase de prise en main de deux mois puis l’adoption d’une politique « Pas de commande, Pas de paiement ». Désormais, les factures sont bloquées si les commandes ne sont pas régularisées au préalable.
Secteur
- Industrie minière
Chiffres clés
- 2 entités
- 6 000 factures annuelles
- 300 utilisateurs
Modules Basware
- e-Procurement
- Analytics
Interface
- ERP : SAP
Une collaboration fluide avec les équipes de Fluxym
Les consultants de Fluxym ont pris en charge les ateliers de conception, l’intégration, la mise à jour des interfaces avec SAP ainsi que la formation des key users.
« Nous avons vraiment apprécié la disponibilité et la rapidité des réponses des consultants de Fluxym, que ce soit pour la démonstration de la solution ou lors de nos échanges tout au long du projet », déclare Tristan Bossard, Finance Project Manager.
L’équipe projet d’Imerys souligne également la qualité de la méthodologie de Fluxym : un fichier de suivi toujours à jour, la planification de points réguliers bien anticipée, la visibilité sur les différents jalons.
Notre collaboration a été très fluide malgré le délai de déploiement très court. La réactivité de l’équipe Fluxym et le suivi continu grâce à la TMA sont très appréciables.
Nos interlocuteurs connaissent très bien notre contexte et cela facilite la collaboration.
Mayra Guisti, Purchasing
Applications Owner and Project Manager
La mise sous contrôle des engagements de dépenses
Les différents utilisateurs d’Imerys constatent déjà les nombreux bénéfices apportés par la gestion des demandes d’achats et le pilotage des dépenses dans Basware :
- Le service Achats a maintenant une vue prévisionnelle des dépenses et un meilleur contrôle des demandes de sourcing qui sont obligatoires à partir de certains seuils de dépenses. Par ailleurs, la création du fournisseur dans le référentiel étant obligatoire pour créer la demande d’achat, les acheteurs ont à présent une meilleure maîtrise du panel fournisseurs
- Les comptables du CSP ne gèrent plus toutes les tâches d’encodage très chronophages puisque les imputations sont faites par les utilisateurs. De même, ils n’ont plus besoin de rechercher les valideurs grâce au circuit d’approbation matriciel défini selon le centre de coût et le montant
- Les retours des utilisateurs sont aussi très positifs car la solution est ergonomique et sa prise en main est simple, notamment avec l’utilisation de l’application mobile
- Les managers de service ont également une plus grande visibilité sur le suivi budgétaire et le contrôle interne est satisfait de la conformité du processus « demande d’achat, commande, réception et paiement »
- Dans les prochains mois, Imerys pourra mesurer précisément les bénéfices générés par l’extension de la plateforme Basware grâce au module Analytics. Plusieurs tableaux de bord ont été réalisés pour suivre les indicateurs clés comme le pourcentage de factures sans commandes, le nombre de factures par département ou le raccourcissement des délais de paiement.
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