Insead améliore les performances de ses processus Achats grâce à Fluxym et Basware
Challenges
- Harmoniser les processus financiers sur quatre pays différents
- Rationaliser les processus d’achats et appliquer les bonnes pratiques
- Automatiser les factures traitées manuellement (impression et scan)
- Création d’une équipe finance et achats avec de nouvelles responsabilités à Singapour
- Améliorer la solution de facturation
- Mettre en place une conduite du changement pour les utilisateurs.
Chiffres clés
- Chiffre d’Affaires : 243 Millions €
- Effectifs : 3 100 employés
Contexte
- 6 entités en France, Singapour, Émirats Arabes Unis et Etats-Unis
- 40 000 factures annuelles
- 8 000 demandes d’achat par an
- ERP : Oracle EBS
Modules Basware
- Basware P2P
- Basware Marketplace
- Basware e-invoicing for receiving
- Basware Analytics
Réponses
- Inclusion de toutes les parties prenantes sur les phases de design et de test
- Création d’un nouveau processus achat standard pour toutes entités dans Basware Procurement
- Définition d’un processus de traitement des factures pour toutes les entités dans Basware Invoice
- Automatisation des réceptions de factures dans Basware E-invoicing for receiving
- Onboarding des fournisseurs pour l’envoi direct des factures sur le portail Basware.
Bénéfices
- 100 % d’amélioration sur la visibilité et la prévision des dépenses
- 100 % des départements inclus dans le projet
- 75 % des achats avec commandes *
- Amélioration de la couverture Achat de 12 % à 70 % *
- 20 % des factures sont désormais électroniques, contre 0 % auparavant *
- Toutes les catégories de dépenses sont couvertes par l’outil
- L’amélioration du Sourcing Fournisseurs a permis une réduction des coûts
- Gain de temps grâce à l’automatisation des factures (réduction des coûts).
* Données collectées en Mars 2021
En travaillant avec Basware et Fluxym, au cours des 18 derniers mois, nous avons étudié nos dépenses en détail ; nous avons examiné les tendances et réévalué où se trouvaient nos risques. Notre approche décentralisée n’était pas standardisée.
Il y avait d’excellentes pratiques, mais elles étaient différentes dans chaque département.
Un an après la mise en œuvre, nos processus P2P fonctionnent parfaitement au sein de chaque département et à travers le monde.
Anne-Gaëlle GONET,
Directrice Achats Monde