La mise en place et le suivi des KPI de comptabilité fournisseurs sont des opérations essentielles pour optimiser votre performance business. Ils permettent à votre organisation de comprendre l’état de ses procédures actuelles, et de contrôler leur évolution.
Grâce à eux, vos équipes comptables sont en mesure de fixer un cap et des objectifs à atteindre, et peuvent réagir rapidement lorsqu’une anomalie est détectée.
Sommaire :
- I. La mise en place et le suivi des KPI, une réponse à plusieurs enjeux majeurs
- II. Les 11 KPI à suivre pour votre comptabilité fournisseurs en 2024
- #1 Le taux de factures électroniques
- #2 Le taux de factures avec commandes
- #3 Le taux d’exception
- #4 Le taux de rapprochement automatique
- #5 Le pourcentage de factures traitées automatiquement de bout en bout
- #6 et #7 Délais de traitement et délais de paiement
- #8 Taux de factures payées dans les délais
- #9 Nombre de factures traitées par comptable
- #10 Le taux de factures payées en double
- #11 Calcul du CO2 non consommé
I. La mise en place et le suivi des KPI, une réponse à plusieurs enjeux majeurs
Le paramétrage et le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) sont des enjeux majeurs pour votre direction comptable, et plus globalement pour l’ensemble de votre organisation.
Au-delà du contrôle et du suivi de l’efficacité des processus mis en place, ils permettent de répondre à des enjeux souvent rencontrés dans les entreprises.
#1 Améliorer la collaboration Finances-Achats
Quand bien même ces deux départements opèrent souvent de manière indépendante, il est essentiel qu’ils travaillent main dans la main dans une logique d’optimisation des coûts et de maîtrise des risques fournisseurs. Pour y arriver, cette collaboration doit s’appuyer sur une communication et une transparence totales. Chaque partie doit avoir une vision claire des actions menées et des résultats des deux départements, grâce à la mise en place de KPI accessibles et visibles par tous.
#2 Démontrer le ROI de la solution déployée
Avant le déploiement d’une solution P2P, il est probable que vous ayez dû (ou que vous deviez) convaincre le Conseil de Direction de votre société des bénéfices d’un tel projet. Une fois la solution mise en place, ils désireront donc sûrement avoir une visibilité sur lesdits avantages : la mise en place de KPI est un excellent moyen de leur démontrer les apports d’une telle solution à court, moyen et long terme.
#3 Favoriser l’adoption de l’outil
Il est possible qu’une partie de vos équipes soit réfractaire à l’utilisation d’un outil d’automatisation. Là encore, la mise en place de KPI peut être un réel atout pour démontrer les avantages de la digitalisation et de l’automatisation des processus. Il devient ainsi plus facile de les convaincre et de lever les réticences.
#4 Détecter les goulots d’étranglement
La visibilité que vous offrent les KPI vous permet de détecter les éventuels points de friction ou de blocage dans vos processus. Vous pouvez donc réagir rapidement et apporter les modifications nécessaires, que cela soit :
- au niveau de l’outil, en intervenant directement sur les workflows concernés ;
- au sein de vos équipes, grâce à la mise en place de formations par exemple.
#5 Établir des références et des comparaisons
C’est un enjeu fort pour les groupes disposant de plusieurs entités : pour atteindre un objectif de performance global, il faut pouvoir comparer et mettre en commun les KPI des différentes organisations, afin que les moins performantes puissent s’inspirer de celles qui performent le mieux. Cela permet également à chaque branche de connaître son niveau de productivité et d’efficacité par rapport au reste du groupe.
Vous l’aurez donc compris : les KPI revêtent une importance capitale pour votre Direction Comptable. Place maintenant aux 11 indicateurs de performance de comptabilité fournisseurs qu’il est essentiel de suivre en permanence.
II. Les 11 KPI à suivre pour votre comptabilité fournisseurs en 2024
#1 Le taux de factures électroniques
Avec le déploiement généralisé de la facturation électronique dans le monde, il s’agit probablement de l’un des KPI les plus importants à calculer pour votre équipe comptable.
2026 peut sembler loin, mais ce projet doit être préparé dès aujourd’hui pour optimiser votre transition vers cette nouvelle réglementation. Il n’est donc pas trop tôt pour commencer à recevoir et émettre des factures au format électronique, d’autant plus que les avantages de la dématérialisation sont indéniables !
Pour cela, il faudra vous équiper d’une solution P2P telle que Basware, et convaincre vos fournisseurs des vertus du format électronique.
#2 Le taux de factures avec commandes
Afin d’assurer votre conformité avec la Piste d’Audit Fiable (PAF) et garantir la traçabilité de toute la chaîne de paiement, chaque facture doit être associée à une commande. À l’inverse, les factures sans commande (conséquence des achats sauvages) sont révélatrices :
- d’un manque d’automatisation au sein de votre organisation ;
- d’un non-respect des procédures de comptabilité fournisseurs.
Les avantages des factures avec commandes sont indéniables :
- un taux de rapprochement automatique plus élevé ;
- un délai de traitement plus rapide ;
- un coût largement diminué.
Attention : bien que le rapprochement automatique soit facilité dans le cas d’une facture avec commande, cela n’est pas pour autant une généralité.
Prenons l’exemple d’une tolérance de rapprochement. Si elle est fixée à 100 € et que ce seuil est dépassé, votre comptabilité fournisseurs devra intervenir manuellement pour associer facture et engagement de dépense. C’est ce qu’on appelle le « traitement des exceptions ».
#3 Le taux d’exception
Ce KPI de comptabilité fournisseurs revêt une importance capitale, tant le traitement des exceptions représente une véritable bête noire pour vos équipes comptables. Selon une étude publiée par Ardent Partners, 22,5 % des factures sont traitées manuellement. Elles alourdissent considérablement la charge de travail de vos collaborateurs et représentent un coût non négligeable pour votre entreprise.
#4 Le taux de rapprochement automatique
Pour répondre à cet enjeu majeur, il est indispensable d’automatiser vos processus de paiement grâce au déploiement de solutions Procure to Pay. La mise en place de workflows de contrôle et de validation automatiques vous permettra de vous décharger de nombreuses tâches chronophages (notamment la saisie manuelle), afin que vos comptables puissent se consacrer davantage à des missions d’analyse par exemple.
Il existe deux types de rapprochement automatique : le « 2-ways-matching » (facture-commande) ou le « 3-ways-matching » (facture-réception-commande). Ce dernier offre l’avantage d’un traitement beaucoup plus rapide, l’étape d’approbation étant totalement automatisée.
Le contrôle de ce KPI de comptabilité fournisseurs vous permettra de vérifier l’efficacité des processus mis en place. Cela peut être très intéressant dans le cadre des tolérances de rapprochement que vous aurez définies : si votre KPI est trop faible, c’est peut-être le signe d’une tolérance trop rigide, et inversement.
Cet indciateur de performance vous offre également la possibilité d’identifier facilement vos fournisseurs présentant des taux de rapprochement faible, et ainsi, mettre en place des actions correctives spécifiques auprès de ces derniers.
#5 Le pourcentage de factures traitées automatiquement de bout en bout
C’est le Saint Graal, ce vers quoi veulent tendre les Directions Comptables : un traitement totalement automatisé des factures fournisseurs, sans aucune intervention humaine, depuis la réception jusqu’à l’ordonnancement du paiement.
Synonyme de gain de temps et d’argent, cela permettra à vos équipes comptables de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Pour y arriver, il est essentiel de maximiser le nombre de factures électroniques et rapprochées automatiquement.
#6 et #7 Délais de traitement et délais de paiement
Le paiement en temps et en heure des fournisseurs est un enjeu majeur pour la comptabilité fournisseurs, et plus globalement pour l’ensemble de votre organisation.
Au-delà de l’impact négatif que pourrait avoir un paiement hors délais sur votre relation fournisseurs, votre entreprise pourrait être condamnée au regard de la loi sur les délais et retards de paiement. Le risque réputationnel est également très fort, les « mauvais payeurs » étant affichés publiquement par le gouvernement français (Name & Shame).
Vous l’aurez compris, il est indispensable de calculer vos temps de traitement et de paiement afin d’y apporter les éventuelles mesures correctives. Mais pourquoi une telle distinction entre « délais de traitement » et « délais de paiement » ? Tout simplement car les processus et les équipes concernées ne sont pas les mêmes.
Dans le premier cas, on parle du traitement des documents par les comptables et les approbateurs, depuis l’étape de réception jusqu’à la comptabilisation dans le système comptable.
Dans le second cas, on ajoute à l’analyse précédente l’acte d’ordonnancement du paiement effectué par les trésoriers. Il n’est pas rare que le délai de paiement ne soit pas respecté, quand bien même les factures ont été validées dans les temps.
Dans ce contexte, il est conseillé de contrôler ces deux indicateurs de façon indépendante pour identifier les goulots d’étranglement et mettre en place les actions correctives nécessaires.
#8 Taux de factures payées dans les délais
Ce KPI vise à contrôler la capacité de votre organisation à honorer le paiement de ses factures fournisseurs dans les délais prévus contractuellement. À la différence des délais de traitement et de paiement, qui concernent une durée, celui-ci vous permettra de calculer la part des factures dûment réglées.
Vous l’aurez compris : pour mener une analyse complète de votre capacité à respecter les délais de paiement de vos fournisseurs, il faut prendre en compte les trois indicateurs clés de performance précédemment nommés.
#9 Nombre de factures traitées par comptable
Si vous faites le choix de digitaliser vos processus, c’est en partie pour améliorer considérablement l’efficacité et la productivité de vos équipes comptables.
Dans cette optique, il est essentiel de pouvoir suivre régulièrement le volume et la typologie des factures traitées par chaque membre de vos équipes sur une période donnée. Cela vous permettra d’analyser l’efficacité des processus mis en place, mais aussi de calculer le temps gagné qui pourra être réalloué à d’autres tâches.
#10 Le taux de factures payées en double
Dans une optique de réduction des coûts, l’une des premières mesures à prendre consiste à vérifier les versements des paiements fournisseurs et à s’interroger : ont-ils été effectués en double ? Sont-ils incorrects ? Si, oui, pourquoi ?
Les erreurs dans le traitement des factures, les processus manuels inefficaces, ou bien la mauvaise qualité des données sont quelques-unes des raisons à l’origine de ces dysfonctionnements. Bien que cela puisse paraître surprenant, ce type de situation n’est pas si rare au sein des organisations. 8 % des factures traitées seraient concernées, selon notre partenaire Basware, qui s’est pourtant intéressé aux organisations avec le meilleur niveau de traitement des factures.
Pour diminuer vos coûts et réduire le temps consacré au traitement et à la résolution des anomalies, il est donc essentiel de :
- contrôler le nombre de factures payées en double ou présentant une erreur ;
- connaître les fournisseurs concernés.
En parallèle, il est recommandé de mettre en œuvre des actions comme le contrôle des coordonnées bancaires des fournisseurs.
#11 Calcul du CO2 non consommé
Nous sommes entrés dans une ère où chaque geste compte pour la planète et où chacun a son rôle à jouer. Les entreprises ne font pas exception à la règle. Le passage à la facture électronique permettra de réduire considérablement les émissions de CO2 grâce à la suppression du papier.
Des solutions telles que Basware sont même en mesure de calculer le nombre total d’arbres sauvés et les émissions de CO2 évitées !
Dans une logique d’optimisation constante des processus comptables et financiers, il est important de pouvoir suivre en permanence les 11 KPI précédemment évoqués.
Quand bien même ils peuvent être calculés manuellement, il est préférable de s’appuyer sur des solutions d’automatisation.
Certaines, comme Basware, disposent de modules dédiés à l’analyse des données de facturation, qui vous offrent une visibilité micro et macro ainsi que des recommandations adaptées.