Du bon de commande au contrat cadre, le contrôle des engagements auprès de vos fournisseurs est indispensable pour une bonne visibilité et une meilleure maîtrise de vos dépenses.
Pour bien démarrer, il est important de passer par une première étape très importante car elle conditionne la fluidité de vos processus transactionnels : la création et le contrôle des engagements de dépense.
Qu’est-ce qu’un engagement de dépense ?
L’engagement est le document qui initie le processus transactionnel en formalisant l’expression du besoin.
Il permet de spécifier les détails et conditions de la prestation commandée avant sa réalisation. En effet, il est toujours préférable de se mettre d’accord avec son fournisseur avant la livraison plutôt que de découvrir un litige au moment de la réception de la commande ou de la facture.
Voici quelques-unes des mentions les plus utiles :
- la prestation attendue et/ou les références catalogues
- les délais et adresses de livraison
- la facturation des transports
- le format des factures (papier, PDF…)
- les conditions de facturation et de paiement.
Quelles formes peut prendre un engagement ?
Concrètement, l’engagement peut se matérialiser par l’émission d’un bon de commande. Aujourd’hui, dans les outils de Procure to Pay, ces documents sont générés automatiquement et transmis aux fournisseurs par mail avec notification ou mis à disposition sur un portail avec certification de prise en compte.
Ces indicateurs de traçabilité viennent nourrir la piste d’audit fiable.
Par ailleurs, un contrat cadre peut se substituer au numéro de commande. Il détaille les conditions tarifaires et le processus de facturation, notamment les termes et les délais de paiement.
Développer la couverture contractuelle est une bonne pratique pour sécuriser les dépenses, éviter les litiges et améliorer la relation client-fournisseur.
L’engagement de dépenses est-il obligatoire ?
Tout achat de produits ou services doit faire l’objet d’une facturation. Celle-ci doit comporter plusieurs mentions obligatoires comme le nom des parties, leur adresse, la date, la désignation du produit ou service, la quantité, le prix, les conditions de paiement…
Depuis le 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions obligatoires sont exigées sur les factures, à savoir :
- L’adresse de facturation du vendeur et de l’acheteur si cette dernière est différente de l’adresse du siège social
- Le numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur. Ce dernier doit réclamer une facture conforme et peut être sanctionné lui aussi en cas de manquement à cette règle.
Pourquoi avoir recours à un bon de commande ou un contrat cadre ?
L’engagement de dépenses répond à plusieurs enjeux des services Achats et Finance. En effet, réduire les écarts entre la demande initiale de biens ou services et la livraison est le point de départ d’un cercle vertueux qui regroupe l’ensemble des acteurs de la chaîne : les clients internes, les achats, l’approvisionnement, la finance et bien sûr les fournisseurs. De nombreux bénéfices sont alors constatés :
- L’automatisation du rapprochement entre la commande et la facture
- Le respect des délais de paiement
- La diminution du nombre de litiges
- La réduction des coûts : la surfacturation, les coûts internes de gestion des litiges, les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement voire des pénalités plus sévères dans certains cas
- La satisfaction des clients internes
- Sans oublier, les effets positifs de tout ceci sur la relation fournisseurs. Certes, ils sont plus difficilement mesurables mais tout aussi importants.
- Enfin, le contrôle des engagements apporte une meilleure visibilité sur les contrats et les budgets. Il favorise le pilotage en temps réel des dépenses pré-engagées ou engagées et offre une grande flexibilité pour réajuster ou ré-allouer les lignes budgétaires.
En conclusion, depuis 10 ans, les entreprises se sont principalement focalisées sur la dématérialisation et le traitement de leurs factures fournisseurs pour optimiser leurs processus comptables. A la fois levier d’optimisation et obligation réglementaire, l’engagement de dépenses constitue désormais l’étape initiale et incontournable d’un processus P2P fiable et efficace.