Le métier d’acheteur ne cesse d’évoluer. Autrefois limité au contrôle des dépenses et à la réduction des coûts, il inclut aujourd’hui de nouvelles missions comme la mise en conformité réglementaire, le respect des exigences RSE et la gestion des risques. Une des clés pour les mener à bien ? Assurer une gestion efficace de la relation fournisseur, depuis la sélection de ces derniers jusqu’à la fin de la relation contractuelle. On parle de Supplier Relationship Management, ou SRM.
En quoi consiste réellement le SRM ? Comment transforme-t-il la fonction Achats ? Les réponses sont dans cet article.
I. Définition : qu’est-ce que le SRM ?
Le SRM (Supplier Relationship Management) désigne la gestion de la relation avec les fournisseurs. Elle repose sur deux principes :
- la mise en place d’actions et de méthodes pour optimiser cette relation ;
- l’utilisation d’un outil informatique permettant de réaliser et suivre ces actions – c’est l’équivalent des solutions CRM (Customer Relationship Management) pour la direction commerciale.
Les logiciels SRM renforcent l’efficacité opérationnelle des directions Achats en les aidant à :
- suivre les dépenses par fournisseur et par famille ;
- centraliser les données fournisseurs dans un référentiel unique ;
- gérer les relations avec eux ;
- onboarder les nouveaux fournisseurs ;
- évaluer les performances et les risques fournisseurs ;
- faciliter la collaboration avec les fournisseurs et les clients internes.
II. Les fonctionnalités d’un logiciel SRM : à quoi s’attendre ?
D’un éditeur de logiciel SRM à un autre, les fonctionnalités varient. Mais chaque solution inclut généralement les quatre fonctionnalités suivantes :
- Une fiche d’identité du fournisseur. Elle rassemble toutes les données et les documents liés à l’historique de la relation (coordonnées, classification, certifications…), autant pour les fournisseurs de rang 1 que pour les sous-traitants.
- Un portail dédié aux échanges d’information et de documents avec les fournisseurs. Cette fonction est essentielle au moment de l’onboarding, mais aussi au fil de la relation, notamment pour échanger les documents légaux dont la mise à jour est obligatoire dans le cadre du devoir de vigilance.
- Des outils pour évaluer les prestataires. Il s’agit de questionnaires, de retours provenant des clients internes ou de scorings issus de fournisseurs de données externes (Altares, Ecovadis, etc.)
- Des fonctionnalités pour aider les acheteurs dans leurs missions. Alertes sur les niveaux de risques, suivi des litiges, plans de progrès, comptes-rendus de visites… aident les acheteurs à sélectionner des prestataires et gérer la relation fournisseur.
L’évaluation des fournisseurs et l’analyse des émissions carbone (scope 3)
Depuis janvier 2023, les entreprises de plus de 500 salariés ont l’obligation d’intégrer le scope 3 dans leur bilan GES réglementaire – un critère supplémentaire à prendre en compte lors de l’évaluation et la sélection des fournisseurs.
III. Le SRM : un outil pour affiner votre connaissance fournisseurs
Si le logiciel SRM constitue aujourd’hui un allié indispensable du service Achats, c’est notamment parce qu’il permet de créer un référentiel unique ! Accessible en temps réel pour toutes les parties prenantes, le SRM fournit aux acheteurs, clients internes et fournisseurs le même niveau d’information.
L’avantage est double. La donnée est centralisée et conservée tout au long du cycle de vie du fournisseur. Elle est aussi enrichie au fil du temps par vos acheteurs, ainsi que par vos clients internes. Ceux-ci sont en effet associés au processus de gestion dès la sélection des fournisseurs.
Cette connaissance fournisseurs approfondie permet :
- de faciliter le choix des fournisseurs ;
- d’anticiper et de minimiser les risques financiers et légaux, dans le cadre du devoir de vigilance ;
- de simplifier l’évaluation de la performance des fournisseurs.
Autant d’atouts pour une meilleure gestion de la relation fournisseur.
IV. Booster l’efficacité du service Achats : le rôle du SRM
Avec le SRM, le service Achats accède en temps réel à une vue 360 ° des données fournisseurs – informations financières, appels d’offres, historiques de commandes, contrats, évaluations de performance et de conformité… Il profite alors d’un réel gain de temps, grâce à :
- des négociations plus efficaces ;
- des prises de décision plus fluides ;
- une agilité opérationnelle inédite lors de l’intégration d’un nouvel acheteur ou d’un changement de famille d’achats.
V. Choisir son SRM : 5 critères à prendre en compte
Assurez-vous que la solution de votre choix présente :
- une couverture fonctionnelle en lien avec vos besoins et vos attentes ;
- une réelle ergonomie et une simplicité d’utilisation ;
- des capacités d’adaptation et une réelle évolutivité ;
- une interopérabilité avec les autres applications de votre système d’information (ERP, MRP…) et les fournisseurs de données (Dun & Bradstreet, Ecovadis…) ;
- un coût total d’acquisition (CTO) qui correspond à votre budget.
Au-delà de l’outil, il faut aussi trouver le bon partenaire pour accompagner le déploiement de votre solution, de la revue des processus d’achats à l’intégration et à l’accompagnement au changement. Bonne nouvelle : Fluxym est là pour vous aider !
Le SRM assure aux équipes Achats une maîtrise globale de la connaissance fournisseurs. Dans la plupart des cas, il constitue la base sur laquelle viennent se déployer les autres modules des solutions S2P (Sourcing, Contrats, E-Procurement…), qui permettent de gérer la totalité du cycle de vie d’un fournisseur. Enfin, comme les acheteurs améliorent leur efficacité opérationnelle grâce au SRM, ils ont plus de temps à dédier à la relation fournisseurs. Onboarding plus rapide, communication plus fréquente… de quoi aider à la fidélisation des prestataires stratégiques !
Vous vous demandez si vous avez besoin d’un SRM ?
Grâce au déploiement du SRM, nous avons nettement amélioré notre connaissance fournisseurs. À présent, nous sommes en mesure de sélectionner ceux qui nous apportent le plus de valeur. En digitalisant nos processus avec Ivalua, nos acheteurs ont plus de temps pour analyser les dépenses et bâtir des stratégies d’achat par catégorie !
Jean-François Henninger
Procurement Team Leader
Petroineos