Vous le savez : vous devrez passer à la facture électronique à partir du 1er septembre 2026. Mais êtes-vous prêt à répondre à toutes les exigences de la réforme ? Beaucoup de questions peuvent se poser lors d’un tel changement : comment mettre en place la facturation électronique ? Quel logiciel choisir ? Comment transmettre les données de facturation ? Fluxym décrypte la réforme pour vous aider à vous lancer en toute tranquillité.
Je passe à la facturation électronique : comment m’y prendre ?
1. Réaliser un audit de l’existant
Pour commencer, il faut faire un état des lieux : comment se passe le traitement des factures dans votre entreprise ?
Listez et analysez :
- La volumétrie de factures entrantes et sortantes ;
- Les formats de vos fichiers (facture papier, EDI, PDF…) ;
- Les typologies de clients et de fournisseurs (B2B, B2C, B2G, international) ;
- Les niveaux de criticité des fournisseurs ;
- L’estimation des flux domestiques et internationaux ;
- La part des factures non assujetties à la TVA…
Cet état des lieux va vous permettre d’estimer le volume de factures concernées par la nouvelle réforme.
Réalisez ensuite une cartographie du processus de facturation : elle vous donnera une bonne vue d’ensemble sur les différents acteurs qui interviennent lors de la réception et de l’envoi de factures dans votre entreprise. Vous pourrez donc identifier les canaux d’acquisition et d’envoi, mais aussi les étapes de traitement telles que le rapprochement entre les commandes et les factures, le circuit d’approbation, ou encore les validations de paiement.
2. Nettoyer la base de données clients et fournisseurs
Garantir un certain niveau de qualité des données passe par une mise à jour et un nettoyage réguliers du référentiel. Cette étape vous fera gagner du temps lors de la mise en place de la facturation électronique ! Attention, les informations sont souvent dispersées dans plusieurs applications du système d’information : veillez à bien toutes les centraliser dans un référentiel unique.
Ces données clients et fournisseurs sont produites et utilisées par de nombreux services au sein de l’entreprise :
- Les ventes;
- Les achats et la supply chain ;
- La finance (comptabilité, contrôle de gestion et trésorerie) ;
- Les donneurs d’ordre internes (demandes d’achat, catalogue…).
La qualité des données clients et fournisseurs est donc un sujet très sensible, qui nécessite des actions spécifiques et la mise en place d’une gouvernance dédiée.
3. Choisir son partenaire de dématérialisation
Une fois que vous aurez réalisé votre audit et nettoyé vos bases de données, choisissez le partenaire de dématérialisation le plus adapté à vos besoins opérationnels. Ce dernier doit proposer les canaux de réception et d’émission qui correspondent le mieux à chacune de vos typologies de factures, mais aussi savoir adapter les processus de gestion selon le circuit et les intervenants.
Vous travaillez sans doute déjà avec des prestataires (ERP, solution OCR, P2P…) : assurez-vous qu’ils soient capables de proposer les services d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Si ce n’est pas le cas, préparez le processus de sélection d’un prestataire certifié.
4. Définir et tester les nouveaux processus
La mise en place de la facturation électronique est un projet informatique conséquent, qui nécessite l’implication des équipes internes. Ce chantier prend du temps : il faut donc bien vérifier en amont la disponibilité des collaborateurs, ainsi que celles du prestataire et prévoir des sessions de formation.
Comme dans tout projet, la première étape est la définition des spécifications techniques et fonctionnelles, mais aussi des KPI qui seront suivis :
- La durée et le coût de traitement des factures ;
- Le taux de rapprochement automatique ;
- Le taux d’exception des factures ;
- Le délai moyen d’approbation des factures ;
- Le délai de crédit fournisseur (DPO)
- Les économies réalisées (frais postaux, archivage, papier) ;
- Les remises pour paiements anticipés.
Viennent ensuite les phases de conception, de configuration des interfaces et de recette.
La phase de test, qui intervient en dernier, consiste quant à elle à vérifier que toutes les fonctionnalités standards de la PDP et les fonctionnalités additionnelles proposées par le prestataire sont bien conformes au cahier des charges, comme par exemple :
- Le rapprochement automatique commande/facture ;
- Les workflows de validation ;
- Les interfaces avec l’ERP et les différents systèmes d’information de l’entreprise.
Lorsque tout a été testé et approuvé, c’est le moment de déployer la solution sur l’ensemble de l’entreprise !
Quel logiciel pour passer à la facture électronique ?
OD et PDP : quelles différences ?
Il existe une multitude d’intervenants pour gérer la facturation électronique : entre le logiciel et l’accompagnement dans la mise en place de la plateforme, il faut faire un choix (et le bon) ! Pour assurer la transmission des factures, vous pouvez compter soit sur les OD, soit sur les PDP. Mais quelle est la différence entre les deux ?
OD
L’OD, ou l’opérateur de dématérialisation, est un service externe qui offre des services de dématérialisation des factures. Il doit être raccordé au portail public de facturation (PPF), car il ne peut pas transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires ni mettre à jour l’annuaire du portail. L’OD intervient donc comme mandataire pour gérer la transmission et la réception des factures sur le PPF ou la PDP du client.
À savoir : l’OD n’est pas homologué par l’administration fiscale. La conformité ou la sécurité des données de transaction ne peuvent pas être totalement garanties.
PDP
La PDP, ou plateforme de dématérialisation partenaire, est un service privé immatriculé par l’administration fiscale.
Elle assure la transmission des factures et du e-reporting au PPF, que ce soit de votre côté ou de celui de vos fournisseurs.
Zoom sur la Plateforme de Dématérialisation Partenaire
La facturation peut être gérée de deux manières différentes : internaliser la transmission vers le PPF, ou faire appel à un OD ou une PDP.
Pour quelle raison choisir la plateforme de dématérialisation partenaire ? Parce que la PDP, c’est l’intermédiaire entre vous, le PFF et vos tiers (fournisseurs et clients). Elle vous permet de :
- Transmettre automatiquement les factures électroniques au portail public de facturation dans l’un des trois formats réglementaires du socle commun (UCB, CII ou Factur-X) ;
- Recevoir et envoyer les factures à vos clients et fournisseurs au format convenu ;
- Gérer tous les flux de factures, même à l’international ;
- Gérer les cas d’usage ;
- Générer automatiquement des e-reporting à l’attention du PPF ;
- Sécuriser l’archivage des factures au cours des 10 ans réglementaires ;
- Contrôler la conformité des factures (mentions obligatoires, authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité) ;
- Mettre à jour les données des entreprises réceptrices dans l’annuaire centralisé du PPF ;
- Profiter de services additionnels pour simplifier votre gestion des factures (rapprochement des commandes et factures, imputations comptables automatisées…).
Comment mettre en œuvre la facture électronique dans mon entreprise ?
Avec la réforme 2026, les collaborateurs devront changer leurs habitudes de travail : passer à la facture électronique implique un réel effort d’adaptation et de formation auprès des équipes concernées.
Tous ces changements auront aussi un impact sur la gestion de la relation client-fournisseur : les échanges directs de factures entre tiers ne seront, par exemple, plus possibles.
Alors pour faciliter la transition vers ces nouvelles habitudes, vous pouvez faire appel à un prestataire. Ce dernier vous aidera à :
- Définir une roadmap ;
- Élaborer des KPI ;
- Gérer le changement interne et externe.
Enfin, comme le point clé de la réforme sera l’interopérabilité des systèmes, il sera essentiel de travailler avec un prestataire capable de configurer les interfaces. Cela reste bien plus simple et plus sécurisé que de le faire en interne !
Pour passer à la facture électronique 2026 sans encombre, il faut suivre un certain nombre d’étapes. Chacune d’entre elles vous permettra de bien mettre en place les nouvelles pratiques et de les faire adopter par les collaborateurs.
La solution PDP vous intéresse et vous souhaitez en savoir plus sur ses fonctionnalités ?