Processus achats : les 4 étapes clés à digitaliser en priorité
En entreprise, la gestion des processus achats s’appuie souvent sur des documents papier ou des tableurs, exigeant un traitement manuel chronophage. Pourtant, la performance du service Achats affecte directement celle de votre entreprise. Pour rester compétitifs, il est donc indispensable de centraliser et automatiser ces processus.
Comment ? Grâce à la digitalisation. Les bénéfices sont nombreux : gain de temps, coûts réduits, meilleures relations avec les fournisseurs, stratégies plus pertinentes…
Découvrez comment digitaliser vos processus achats à travers 4 étapes clés.
Les processus achats, socle de votre chaîne d’approvisionnement
Les processus achats sont l’ensemble des opérations relatives à l’achat des biens et services nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Ils incluent donc :
- l’évaluation des besoins de l’entreprise et de vos clients internes ;
- la sélection des fournisseurs ;
- la contractualisation de la relation avec ces derniers ;
- la validation des demandes d’achat ;
- la commande de produits ou services ;
- la réception des produits achetés ;
- le traitement des factures fournisseurs.
On parle alors de processus Source to Pay.
Le Source to Pay : définition
C’est l’ensemble du processus Achats-Finance, qui permet de gérer l’ensemble de la relation fournisseurs, depuis la sélection des partenaires jusqu’au paiement des factures.
Améliorer ce circuit aide les acheteurs à mieux répondre aux enjeux de performance. Cela passe par une amélioration de la gestion des risques, une réduction des coûts liés à l’approvisionnement, l’amélioration de l’efficacité des équipes ainsi que le maintien et le suivi de la connaissance fournisseur.
Mais pour y parvenir, ils ont besoin d’une vue centralisée et d’une solution pour automatiser les étapes du processus achats. Des outils digitaux le permettent : ce sont les solutions S2P. Avec elles, optimisez vos 4 processus d’achats clés.
L’E-Sourcing ou le sourcing fournisseur 3.0
À la recherche des meilleurs partenaires
Le sourcing fournisseurs désigne le processus de recherche de nouveaux fournisseurs dans le but de répondre à un besoin de l’entreprise.
Il comprend plusieurs étapes :
- la recherche de prestataires potentiels ;
- leur évaluation ;
- la sélection des meilleurs fournisseurs ;
- puis la signature des contrats – après négociation des termes et conditions.
Les enjeux du sourcing fournisseurs
Ce processus présente plusieurs défis :
- la communication avec les clients internes, pour identifier leurs besoins, établir le cahier des charges et valider leurs commandes ;
- la collecte d’informations, via l’édition et l’envoi de RFI (Request for Information) ;
- la gestion administrative des appels d’offres (rédaction, lancement, réception des offres, rédaction du cahier des charges…) ;
- l’étude des réponses selon une grille d’analyse définie en amont.
Outre leur aspect parfois chronophage, ces actions sont rendues difficiles par la quantité de données à analyser, de documents à traiter, et d’interlocuteurs. Toutefois, des outils permettent de simplifier et sécuriser le choix du meilleur fournisseur.
La réponse à ces enjeux : l’E-Sourcing
Mener le sourcing fournisseurs en s’appuyant sur des outils numériques dédiés : c’est le principe de l’E-Sourcing . Rassemblés au sein d’une plateforme, ces outils simplifient :
- la collaboration avec les fournisseurs et les parties prenantes internes ;
- la sélection de nouveaux fournisseurs ;
- l’obtention de données plus précises – donc la prise de décisions plus éclairées.
Mais ce ne sont pas les seuls bénéfices de ces solutions.
Des avantages pour votre entreprise comme pour votre service Achats
Vous gagnez un temps considérable
C’est particulièrement le cas pour des opérations chronophages comme la collecte, la mise en forme des données fournisseurs ou la comparaison des offres.
Vous bénéficiez d’informations précises
Les solutions d’E-Sourcing vous donnent accès à des tableaux de bord complets, dont vous pouvez ajuster le niveau de détail. En accédant aisément à la donnée dont vous avez besoin, vous pouvez :
• développer des stratégies d’achat plus efficaces ;
• vous adapter plus rapidement aux changements de situation de vos fournisseurs…
• et aux évolutions du contexte législatif et réglementaire.
Vous faites des économies
La centralisation des informations et l’automatisation des appels d’offres facilitent la mise en concurrence des fournisseurs et offrent une meilleure visibilité sur les prix et les performances des fournisseurs, permettant de meilleures négociations. Par ailleurs, le temps gagné permet de réduire significativement les coûts.
Vous accédez à un plus large panel de fournisseurs
En augmentant le nombre de prestataires, vous évitez de devenir dépendant de certains d’entre eux. C’est aussi un bon moyen de détecter de nouvelles innovations parmi les produits et services offerts par les fournisseurs.
L’autre bénéfice d’un passage à l’E-Sourcing ? La transformation de votre service Achats. Vos acheteurs renforcent leur efficacité opérationnelle, réduisent les risques fournisseurs et renforcent leurs liens avec vos partenaires commerciaux.
Auparavant considérée comme une simple fonction support, l’équipe Achats devient proactive et porteuse d’une vision stratégique.
Une fois les prestataires sélectionnés, l’équipe Achats doit pouvoir gérer la relation fournisseurs dans le temps. Ce processus aussi gagne à être digitalisé.
Le logiciel SRM, au cœur du processus de gestion des achats
Le SRM, ou le CRM des acheteurs
Le Supplier Relationship Management (SRM) désigne à la fois les actions et méthodes pour optimiser la relation avec les fournisseurs, et l’outil informatique permettant de réaliser ces dernières et de les suivre.
L’objectif ? Faciliter le suivi et la connaissance de vos fournisseurs pour créer une relation pérenne. Ainsi, une solution SRM aide vos équipes à :
- suivre les dépenses ;
- évaluer les risques fournisseurs ;
- embarquer de nouveaux fournisseurs ;
- gérer les relations avec eux ;
- mieux collaborer avec ces prestataires ainsi qu’avec les clients internes.
Parmi les fonctionnalités de l’outil, la centralisation des données fournisseurs joue un rôle clé.
Le logiciel SRM, une vue à 360 ° de votre connaissance fournisseur
Le SRM est un véritable hub de données. Il donne à vos acheteurs une vue à 360 ° de leur collaboration avec vos fournisseurs : données financières, appels d’offres, historiques de commandes, contrats, évaluations de performance et de conformité…
Fini la dispersion des documents et le risque de perte de la connaissance fournisseur. Tout est rassemblé dans un seul et unique outil mis à jour en temps réel pour l’ensemble des collaborateurs.
Ainsi, votre service Achats :
- gagne du temps dans ses opérations quotidiennes comme dans ses prises de décision ;
- accède plus facilement aux informations utiles, pour des négociations efficaces ;
- augmente son agilité opérationnelle, par exemple en cas de changements de portefeuille ou de transmission de dossiers à un nouveau collaborateur.
La centralisation des données au sein d’un outil SRM facilite donc de nombreux aspects de la gestion des fournisseurs.
Vous pensez qu’un SRM pourrait être utile pour votre entreprise, et souhaitez vous en assurer ?
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L’Evaluation des fournisseurs, catalyseur d’un processus achat performant
Pourquoi évaluer vos fournisseurs ?
Évaluer régulièrement vos fournisseurs est bien sûr essentiel pour vérifier que leurs performances correspondent toujours à vos besoins. Cela permet aussi d’anticiper les risques fournisseurs et de déterminer d’éventuelles actions correctrices.
Ces évaluations doivent donc être menées :
- lors du sourcing ou des appels d’offres ;
- après la contractualisation de la relation fournisseur ;
- après un litige ;
- à échéance régulière tout au long du cycle de vie du fournisseurs.
Comment évaluer vos fournisseurs en 4 étapes clés ?
Le plus important ? La méthode.
L’évaluation des fournisseurs n’est efficace que si elle répond à des objectifs précis.
1. Classifiez vos partenaires commerciaux
Tous les contrats fournisseurs n’ont pas la même importance pour votre entreprise – ils ne peuvent donc pas être évalués de la même manière. Distinguez vos fournisseurs prioritaires de vos autres partenaires commerciaux. Vous pourrez ainsi adapter votre grille d’évaluation de fournisseur et la fréquence de vos contrôles selon cette segmentation.
Les fournisseurs clés ou prioritaires, piliers de votre activité
Ce sont les fournisseurs dont l’activité de votre entreprise dépend. Ces derniers doivent faire l’objet d’une évaluation des risques. Quelles seraient les conséquences d’un litige ? Comment une augmentation de leurs tarifs affecterait-elle votre activité ? Posez ces scénarios, imaginez-en les conséquences, et prévoyez des plans de contingence.
2. Suivez leurs indicateurs clés
Respect des délais de livraison, qualité des produits… En surveillant les principaux indicateurs de performance de vos fournisseurs, comme leur santé financière ou leurs résultats nets, vous pourrez anticiper ces risques.
En mesurant ces indicateurs au fil de la collaboration, vous pourrez mesurer ces indicateurs au fil de la collaboration. Vous pourrez ainsi mettre en place des mesures correctives si besoin.
3. Collectez des informations auprès de toutes les parties prenantes
L’évaluation des fournisseurs implique de nombreux acteurs, y compris au sein de votre entreprise. Collectez le plus de données possible sur :
- vos fournisseurs – leur performance financière, la qualité de leur service, leurs engagements RSE… ;
- vos clients internes, notamment leurs besoins et leurs insatisfactions ;
- votre service qualité – ses exigences et ses évaluations sur les produits de vos fournisseurs.
4. Centralisez ces informations dans votre SRM
Les logiciels SRM proposent une gamme d’outils facilitant la gestion des données liées aux évaluations fournisseurs. Ils permettent de gérer vos questionnaires d’évaluation, mais aussi de :
- vous connecter à divers fournisseurs de données professionnels ;
- centraliser vos données, quelle que soit leur source (externe ou interne) ;
- collaborer avec toutes les parties prenantes pour enrichir la donnée fournisseur.
Les bénéfices d’une évaluation fournisseurs performante
Bien menée, une évaluation fournisseurs de qualité facilite votre pilotage de la relation fournisseurs.
- Vos acheteurs ont détecté un risque ? Ils peuvent lancer un appel d’offres pour trouver un fournisseur de substitution, pallier les incidents potentiels, et assurer votre maintien en activité.
- Votre service Achats constate un défaut de qualité ? Il peut établir un plan de progrès en accord avec ce dernier, et suivre sa réalisation dans le temps.
- Enfin, une évaluation rigoureuse du panel de fournisseurs permet de rationaliser leur nombre ou de chercher des partenaires supplémentaires, en fonction des résultats.
Meilleure gestion des risques légaux et financiers liés aux fournisseurs, amélioration de leurs prestations, développement de partenariats solides… l’évaluation fournisseurs permet d’optimiser le pilotage de vos relations avec ces derniers, et donc celui de vos processus achats.
Cependant, un enjeu demeure pour optimiser la performance Achats : la gestion des commandes. Là aussi, l’optimisation des procédures passe par les outils digitaux. L’E-Procurement permet de dématérialiser et/ou d’automatiser l’ensemble des étapes, de la demande d’achat jusqu’à livraison des services ou des produits. Découvrez comment.
L’E-Procurement, pour en finir avec les achats sauvages
Qu’est-ce que l’E-Procurement ?
Pierre angulaire des processus Source-to-Pay, les outils d’E-Procurement permettent à vos collaborateurs de réaliser la totalité de leurs transactions via une plateforme de digitalisation des achats. L’objectif : automatiser, optimiser les processus et contrôler les dépenses.
Les avantages de l’E-Procurement pour les acheteurs
L’E-Procurement remplace les échanges papier ou téléphoniques par un processus électronique.
C’est un réel gain de temps pour les acheteurs, les clients internes, les valideurs des commandes et les fournisseurs.
- un gain en productivité et fiabilité – il permet l’automatisation des processus d’achat de la commande à la facturation, réduisant les tâches manuelles répétitives ;
- une meilleure visibilité – les acheteurs bénéficient d’un accès en temps réel aux données et aux dépenses, facilitant le suivi des achats ;
- une centralisation des achats, qui permet de réduire les coûts opérationnels, de mieux gérer les stocks et de bénéficier de remises et de conditions d’achats plus favorables ;
- une conformité accrue et des contrôles plus aisés – l’E-Procurement facilite le respect des procédures internes et des contrats en place, minimisant les risques d’achats non autorisés ;
- une amélioration des relations fournisseurs, grâce à des processus plus fluides et transparents.
Encadrer les achats indirects avec l’E-Procurement …
Parmi les types d’achats de votre entreprise, les classes B et C correspondent à des achats indirects : des produits et services dont elle a besoin pour fonctionner, mais qui ne sont pas au cœur de votre production de biens ou de services.
Comparés aux achats directs, ils correspondent généralement à des montants plus faibles. Ils sont considérés comme non critiques – n’importe quel service de l’entreprise peut passer commandes.
… Pour un meilleur contrôle des dépenses
Les achats indirects non contrôlés peuvent entraîner des conséquences néfastes pour votre organisation :
- Certains de ces achats sont réalisés sans planification, à la dernière minute ;
- D’autres ne sont pas encadrés par des contrats ;
- Un trop grand nombre de fournisseurs est impliqué ;
- Les moyens de paiement utilisés ne sont pas maîtrisés – certaines commandes sont réglées par carte bancaire plutôt que par virement.
Cette dispersion des commandes les rend souvent invisibles aux yeux de la Direction Achats. Non vérifiées, elles peuvent mener à des erreurs, des dépenses inutiles et des retours. Les solutions d’E-Procurement émergent comme un moyen de redonner une vision globale des achats aux acheteurs et d’optimiser les processus d’achats indirects.
Un catalyseur de la transformation digitale des achats
Comment redonner le contrôle au service Achats ? Grâce à un outil qui centralise l’ensemble des achats directs et indirects. C’est un des rôles de l’E-Procurement, grâce aux fonctions suivantes :
- La mise en place d’un catalogue de références, un Punch-Out ou une marketplace simplifie et automatise les demandes d’achat et les commandes. Les tarifs sont pré-négociés et encadrés par des contrats. Les dépenses de l’ensemble des services de l’entreprise sont donc contrôlées.
- La centralisation des informations liées aux dépenses donne une visibilité accrue aux acheteurs et leur permet de piloter la rentabilité des achats.
- Des workflows de validation permettent d’accélérer les confirmations de commande et d’éviter les erreurs.
Le rapprochement automatique des bons de commande et des factures accélère leur traitement par les directions comptables et financières. Surtout, vous évitez les retards de paiement.
Gain de temps, processus simplifiés, réduction des coûts de la passation des commandes et de leur traitement – l’E-Procurement profite à toutes les parties prenantes. Les acheteurs, les directions comptables et financières ainsi que les clients internes bénéficient d’un réel gain de temps, d’un meilleur contrôle des dépenses, et d’une réduction des coûts de passation et de traitement des commandes.
En résumé
Il est aujourd’hui possible d’optimiser vos processus achats avec l’implémentation d’outils digitaux comme l’E-Sourcing, un SRM ou l’E-Procurement. Des solutions Source-to-Pay rassemblent d’ailleurs ces derniers, et couvrent donc l’ensemble de vos processus, du sourcing fournisseur au paiement des factures.
Ces solutions facilitent la collaboration au sein de votre entreprise et avec les fournisseurs. Leurs avantages s’étendent aussi au domaine légal. En effet, de nouvelles réglementations en vigueur exigent une plus forte concentration et un meilleur suivi des données d’entreprise – la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), par exemple, impose aux entreprises concernées de publier des données sur leur engagement RSE et la part que constituent leurs achats responsables.
Vous pensez pouvoir bénéficier de la mise en place de ces outils ? Plusieurs stratégies de déploiement existent. Le plus important est d’être bien accompagné. Fluxym, acteur majeur du Source-to-Pay, vous aide à définir votre feuille de route pour réussir la transformation digitale de vos achats.