La mise en place d’une solution Procure to Pay est un véritable vecteur de performance pour votre entreprise et permet de répondre aux nombreux enjeux des Directions Achats et Finance de votre organisation. Tour d’horizon des 8 avantages de la mise en place d’une solution P2P au sein de votre organisation.
#1 Renforcer votre productivité et diminuer vos temps de traitement
En faisant le choix d’une solution P2P, vous pouvez décupler l’efficacité de vos équipes et optimiser le processus d’achat.
La centralisation des fournisseurs et de leurs catalogues sur une plateforme unique permet de simplifier et d’accélérer l’acte d’achat. En quelques clics seulement, le besoin d’achat est identifié, validé, et le bon de commande est envoyé au fournisseur.
Par ailleurs, la mise en place de workflows de contrôle et de validation, ainsi que les fonctionnalités de scan et de vidéo-codage * permettent à vos équipes achats et comptables de se débarrasser des tâches rébarbatives et sans valeur ajoutée. Le temps gagné peut être consacré au contrôle et à la vérification des exceptions et des factures sans commande, ou bien à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
À titre d’exemple, notre client Radiall a optimisé la gestion de ses factures fournisseurs grâce à la solution P2P Basware, et a ainsi réduit son temps de traitement de 7 jours à 4 jours en moyenne.
Par ailleurs, l’automatisation des tâches permet de réduire le nombre d’erreurs d’écriture et les doublons, ce qui contribue directement à une réduction des délais de traitement et des coûts engagés.
* Il est à noter qu’avec l’arrivée de la réforme sur la facture électronique obligatoire, les fonctionnalités de scan et vidéo-codage disparaîtront pour les factures B2B au niveau national, compte tenu de leur caractère nativement électronique. Les temps de traitement et les coûts seront ainsi réduits grâce à la suppression des anomalies qui subsistaient malgré l’utilisation de ces fonctionnalités, et qui demandaient à être traitées manuellement.
#2 Réduire vos coûts
Face à la volatilité des prix, la réduction des coûts est devenue le « cheval de bataille » des Directions Achats et Finance.
Cette mesure est rendue possible grâce à la réduction des temps de traitement et à l’automatisation des tâches, comme nous l’évoquions précédemment. Mais ce n’est pas l’unique raison !
La mise sous contrôle des achats sauvages, sur laquelle nous reviendrons un peu plus tard dans cet article, est une réelle source d’économie. On sait en effet qu’ils représentent un coût 6 à 12 % plus élevé que les achats placés sous contrôle, selon une étude d’Ardent Partner publiée en 2022.
Il faut également prendre en considération les économies réalisées sur :
- la réception des factures ;
- l’approvisionnement en papier ;
- les frais d’impression ;
- les coûts d’archivage et de stockage.
Quand on s’intéresse à la somme des économies réalisées, on estime que le coût d’une facture électronique traitée dans une solution P2P est divisé par 5 par rapport à une facture papier.
#3 Améliorer la visibilité et la gestion de vos dépenses
Dans une logique d’optimisation et de contrôle global de vos dépenses, la réduction des coûts ne suffit pas. Il est avant tout indispensable de bénéficier d’une visibilité sans faille sur l’intégralité de votre processus Procure to Pay.
La digitalisation et l’automatisation totale de vos processus répondent à cet enjeu grâce à un traitement standardisé, centralisé et en temps réel de vos achats et de vos factures fournisseurs. Il vous permet de :
- Approuver (ou non) les dépenses avant qu’elles ne soient engagées afin de respecter vos budgets prévisionnels ;
- Anticiper les mouvements de trésorerie en ayant une visibilité en temps réel et une vue holistique sur les engagements de dépenses et les ordres de paiement, afin de maîtriser au mieux votre BFR (besoin en fonds de roulement) ;
- Suivre les dépenses par catégorie ou par fournisseur afin de répondre à la stratégie achats de votre organisation.
#4 Respecter vos délais de paiement
Pendant des dizaines d’années, le rapport de force entre fournisseurs et clients a penché en faveur de ces derniers… jusqu’à la pandémie de COVID-19, puis l’arrivée des conflits géopolitiques que nous traversons.
Aujourd’hui, il devient nécessaire de devenir « le client préféré de son fournisseur », tant les conditions d’approvisionnement sont devenues fragiles. La perte d’un fournisseur stratégique peut avoir des conséquences dévastatrices pour une entreprise, puisqu’elle peut dans certains cas la conduire jusqu’au dépôt de bilan.
Il est donc devenu essentiel de « choyer » les fournisseurs dont vous dépendez pour vos activités, et d’œuvrer continuellement au maintien d’une relation de confiance et de proximité.
Cela passe avant tout par un respect des délais de paiement, qui bien trop souvent ne sont pas tenus. On estime que 25 % des faillites d’entreprises sont la conséquence directe de retards de paiement.
En France, la date limite de règlement est fixée par accord tacite au trentième jour suivant la livraison des marchandises ou l’exécution de la prestation de service. En cas de négociation entre les deux parties, le délai peut être prolongé à 45 jours fin de mois, dans la limite des 60 jours qui suivent la date d’émission de la facture.
Pour répondre à cette obligation légale, une seule solution : simplifier et accélérer le traitement de vos factures fournisseurs en automatisant vos processus !
#5 Limiter les achats sauvages grâce à une solution P2P
Les achats sauvages sont une véritable « bête noire » pour votre organisation. Et on comprend pourquoi lorsqu’on observe ces quelques chiffres extraits d’une étude publiée par Manutan, qui met en exergue deux problématiques majeures.
- Des coûts exorbitants : les achats sauvages représentent seulement 5 % des achats totaux de votre entreprise, mais 70 % des coûts de traitement. Par ailleurs, seuls 11 % des acheteurs déclarent disposer d’un planning annuel et s’y tenir. Ce manque d’anticipation amène souvent à des achats de dernière minute : la situation d’urgence, combinée à une absence de budget prévisionnel pour 18 % des entreprises, fait passer l’aspect pécunier au second plan.
- La perte de temps pour vos équipes : 57 % des acheteurs déclarent consacrer l’essentiel de leurs commandes aux achats sauvages, en réagissant immédiatement aux sollicitations des clients internes.
La mise en place d’une solution P2P permet de mettre pleinement à profit les économies potentielles inexploitées, dont regorgent les achats sauvages, et de prévenir des risques grâce à la mise en place de plusieurs leviers :
- la centralisation et la massification des fournisseurs sur une plateforme unique, afin de réduire les coûts liés à un portefeuille de fournisseurs trop important (on estime à 1 000 € par an le coût de gestion d’un fournisseur) ;
- la mise en place de catalogues achats ou marketplaces professionnelles permettant de bénéficier de tarifs préférentiels et de centraliser vos achats sur un canal unique et sécurisé auprès de vos fournisseurs de confiance ;
- la mise à disposition des clients internes de formulaires électroniques, permettant de supprimer les demandes papier ou les demandes réalisées par des canaux non contrôlés (cartes bancaires, virements, etc.) ;
- la mise en application de workflows de validation, qui contrôlent l’éligibilité de l’acte d’achat en fonction de la politique d’achats définie.
Autre problématique posée par les achats sauvages : un fournisseur non référencé ne fait pas l’objet d’évaluations régulières et n’est pas soumis au devoir de vigilance. Il peut donc présenter des risques majeurs pour votre organisation.
#6 Garantir votre conformité aux réglementations en vigueur
Le déploiement d’une solution Procure to Pay est un formidable outil, permettant à votre organisation de garantir sa conformité aux différentes réglementations en vigueur.
Dans un premier temps, l’automatisation de vos processus P2P vous garantit la traçabilité de bout en bout de chacune des étapes de traitement de vos factures fournisseurs. Elle facilite et renforce la création d’une piste d’audit fiable, indispensable en cas de contrôle fiscal.
Par ailleurs, faire le choix d’une solution P2P vous permettra de répondre à la réforme sur la facturation électronique en 2026, à condition que la solution choisie soit certifiée PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Attention : la mise en conformité de vos processus est un projet qui prend du temps ! Prenez donc le report de la réforme comme une réelle opportunité de peaufiner votre préparation au sein de votre organisation.
#7 Lutter contre les risques de fraude
Selon une étude réalisée par TrustPair en 2023, 50 % des entreprises auraient été victimes d’une tentative de « fraude au virement ». Parmi les différentes typologies de fraude, on retrouve notamment :
- la fraude à la fausse facture (37 % des cas) ;
- la fraude au RIB (36 %) ;
- la fraude au faux fournisseur (32 %) ;
- la fraude interne (20 %).
Dans 25 % des cas, les tentatives de fraude aboutissent, causant une perte moyenne de 50 000 €.
La cause ? Des contrôles et des processus de vérification encore trop souvent manuels, ainsi que l’utilisation de documents papier, facilement falsifiables.
Pour lutter contre des fraudeurs de plus en plus aguerris, il est essentiel de collecter toutes les données et documents pertinents. Cela peut être effectué auprès des fournisseurs directement (tous les 6 mois, conformément au devoir de vigilance), ou bien de bases de données externes agréées qu’il est possible de connecter à une solution P2P.
Il s’agit également de centraliser les informations au sein d’un référentiel fournisseurs commun aux Directions Achats et Finance.
#8 Simplifier la vie de vos collaborateurs et renforcer votre attractivité sur le marché de l’emploi
Place au dernier avantage, et non des moindres : rendre la vie de vos collaborateurs (en particulier le service achats) plus agréable et plus épanouissante.
Nous l’avons déjà évoqué dans cet article : les solutions P2P permettent de supprimer une grande part de tâches manuelles à faible valeur ajoutée grâce à l’automatisation et à l’utilisation de plus en plus récurrente de l’intelligence artificielle.
Vos collaborateurs ont ainsi l’opportunité de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée qui renforcent leur épanouissement professionnel. Leur rôle et leur place dans l’entreprise évoluent : auparavant cantonnés à des missions de contrôle et vérification, ils ont désormais plus de temps à consacrer à l’analyse des résultats et aux prédictions. Ils sont donc en mesure de libérer leur potentiel stratégique auprès de la direction de l’entreprise en assurant des missions de conseil, devenant ainsi de réels « business partners ».
Et c’est là un argument de poids si vous souhaitez conserver vos collaborateurs et en attirer de nouveaux, dans une période où le marché de l’emploi est plus que jamais sous tension face à la pénurie des talents. La digitalisation devient alors un véritable levier de recrutement !
Bien qu’une solution Procure to Pay soit un réel levier de performance pour votre organisation, elle peut représenter un chamboulement pour votre entreprise et cette transition doit être préparée en amont afin de garantir sa réussite.
Pour ce faire, les experts de Fluxym, forts de plus de vingt années d’expérience, vous accompagnent avant, pendant et après l’intégration de votre solution P2P avec une méthodologie pérenne et éprouvée !