Face à des marchés toujours plus complexes et incertains, et dans un contexte d’évolution du rôle des acheteurs, le sourcing fournisseurs s’impose comme un pilier stratégique pour les directions Achats. Il ne s’agit plus d’une simple recherche de partenaires avec optimisation des coûts : c’est aujourd’hui un processus méthodique et continu visant à assurer la compétitivité et la pérennité de votre entreprise.
Les experts de Fluxym vous livrent leurs bonnes pratiques pour le mener à bien.
Qu’est-ce que le sourcing fournisseurs ?
Le sourcing fournisseurs est la démarche clé permettant à une entreprise d’assurer un approvisionnement en biens et services adaptés à ses besoins, mais aussi d’optimiser ses relations fournisseurs. Élément essentiel de la gestion des achats et de l’approvisionnement, elle comprend 3 étapes stratégiques :
- l’identification des fournisseurs capables de répondre aux critères définis lors de l’identification des besoins ; ;
- la collecte d’informations pour l’évaluation et la comparaison des fournisseurs ;
- la sélection parmi eux des nouveaux partenaires commerciaux.
Les critères pris en compte comprennent bien sûr le coût, mais aussi la qualité des produits ou des services, leur caractère innovant, les délais de livraison, et la conformité aux exigences légales et environnementales auxquelles est soumise l’entreprise client.
Les achats en entreprise, tous concernés par le sourcing
Visant à répondre à tous les besoins en produits ou services de l’entreprise, le sourcing fournisseur s’applique aux deux grandes familles d’achats.
Les achats directs
Matières premières, composants du produit fini… Ce sont tous les produits ou services achetés afin d’être intégrés au processus de production ou au produit final de votre entreprise.
Les achats indirects
Les achats indirects concernent les produits et services assurant le fonctionnement de l’entreprise, ainsi que ses investissements hors production. Ils comprennent 2 catégories.
- Les achats de classe B permettent le bon déroulement de l’activité, sans être au cœur du processus de production. Il s’agit des services généraux (par exemple la gestion de locaux), du matériel informatique et des logiciels, des déplacements professionnels, du marketing et de la publicité.
- Quant aux achats de classe C, ils comprennent tout le reste : investissements mobiliers, fournitures de bureau, produits d’hygiène, et autres frais généraux (CAPEX et OPEX).
CAPEX et OPEX
CAPEX, ou Capital Expenditure, désigne les investissements en biens durables. Le terme OPEX, lui, fait plutôt référence aux dépenses générées par l’utilisation de ces biens. Ainsi, acheter un photocopieur relève d’une CAPEX, mais l’achat de ses cartouches d’encre est une OPEX.
Sourcing fournisseurs vs procurement : quelles différences ?
Les deux termes désignent des étapes distinctes mais complémentaires du processus achats.
Le sourcing fournisseur a lieu en amont. L’objectif : anticiper les besoins de l’entreprise, et y répondre en sélectionnant un fournisseur selon des exigences pré-identifiées. Celles-ci concernent bien sûr les caractéristiques intrinsèques à ses offres (prix, qualité…), mais aussi d’autres aspects de son activité, par exemple son engagement RSE.
Le procurement, lui, intervient après la sélection du fournisseur. Il concerne :
- les commandes ;
- la gestion des livraisons ;
- le paiement des fournisseurs.
Le processus de sourcing fournisseur : une démarche ponctuelle ou récurrente ?
Le sourcing fournisseur peut être déclenché à l’émergence d’un besoin métier spécifique auquel le panel de fournisseurs actuel ne peut pas répondre.
L’exemple d’une entreprise de construction
En amont d’un chantier avec des objectifs énergétiques ambitieux, une entreprise de construction réalise avoir besoin de béton bas carbone. Elle déclenche alors un processus de sourcing fournisseur pour identifier le fabricant ou le distributeur capable de répondre à sa demande.
Certaines entreprises sont plus proactives : elles déclenchent des recherches de fournisseurs indépendamment d’un besoin immédiat, afin de maintenir un vivier de fournisseurs qualifiés. Elles s’assurent ainsi plus de flexibilité et de réactivité en cas de problème ou de besoin futur.
Les enjeux du sourcing, entre gestion des fournisseurs et gestion des achats
L’époque de la simple mise en compétition des fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix est révolue. Face à des enjeux économiques, réglementaires et stratégiques complexes, le sourcing fournisseur a vu son périmètre s’élargir, et son importance stratégique en matière de gestion des achats se renforcer.
Aujourd’hui, il répond à 4 enjeux clés.
#1. Optimiser les coûts, encore et toujours
C’est l’objectif historique du sourcing fournisseur : optimiser les dépenses. Cela passe par des négociations tarifaires… mais pas que. Les acheteurs doivent aussi :
- mener une veille concurrentielle et surveiller en continu les évolutions du marché afin de repérer les opportunités et leviers de réduction des coûts ;
- anticiper les hausses de coûts imprévues, les pénuries et l’apparition de nouveaux besoins, en identifiant en amont les tendances émergentes et les risques de rupture.
#2. Éviter les risques réglementaires et normatifs
De nombreuses normes et réglementations encadrent l’activité des entreprises – et certaines s’étendent à leurs fournisseurs. Elles sont d’ailleurs de plus en plus strictes. Il s’agit notamment des réglementations nationales et européennes, imposant aux entreprises d’acheter des matériaux répondant aux normes techniques, sécuritaires ou sanitaires propres à leur secteur.
Les certifications, des outils de sécurisation du panel de fournisseurs
La banque, l’industrie pharmaceutique et le BTP font partie des secteurs les plus exigeants en matière de certification des fournisseurs.
Il s’agit aussi des facteurs ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) – face aux enjeux sociétaux et climatiques, les entreprises sont tenues de collaborer avec des partenaires respectueux des pratiques responsables comme la réduction de leur empreinte carbone ou le respect des droits sociaux. L’objectif : encourager les achats responsables.
Les fournisseurs sont-ils homologués ? Disposent-ils des certifications exigées ? Leurs produits et services respectent-ils les normes en vigueur ? Vérifier ces informations est la responsabilité de la direction Achats.
Le sourcing fournisseur joue alors un rôle essentiel, puisqu’il permet d’évaluer les fournisseurs identifiés sur ces aspects non commerciaux. Cette démarche est tout aussi primordiale pour répondre à un nouveau besoin identifié que pour anticiper l’éventuelle non-conformité d’un fournisseur existant.
#3. Plus de fournisseurs, moins de risques
Pour éviter une dépendance excessive vis à visd’un fournisseur, diversifiez votre portefeuille. Vous pourrez alors assurer la continuité des approvisionnements, même en cas de défaillance de votre partenaire commercial ou d’aléas du marché (crise géopolitique, perturbations logistiques…).
#4. Pas de complaisance pour vos fournisseurs actuels
Dernier enjeu du sourcing fournisseur : évaluer en continu les performances des fournisseurs actuels. En mettant en concurrence vos partenaires historiques, vous les encouragez à maintenir un niveau de qualité optimal et des prix avantageux. Un sourcing régulier vous permettra également d’identifier des fournisseurs innovants susceptibles de vous fournir de nouvelles solutions ou technologies.
Comment sourcer vos fournisseurs ?
Sélectionner et sécuriser les meilleurs partenaires exige une démarche structurée et méthodique. Découvrez notre méthodologie en 5 étapes.
#1. L’analyse du besoin
Votre acheteur analyse en détail le besoin exprimé par son client interne. Il clarifie notamment le cahier des charges : spécifications techniques, exigences en termes de qualité, de quantité, de délais…
Il établit ensuite, sur la base de ce besoin et de ceux de l’entreprise (budget, facteurs ESG…), les critères de sélection des fournisseurs : tarifs, innovation proposée, capacité de production, capacité logistique, etc.
#2. La recherche de fournisseurs
L’acheteur s’attelle ensuite à l’identification des fournisseurs. Celle-ci peut s’appuyer sur :
- un panel de partenaires existants ;
- des recherches lors de salons professionnels ;
- le bouche à oreille ;
- des bases de données spécialisées dans le référencement de fournisseurs.
#3. L’évaluation des fournisseurs
Les fournisseurs potentiels présélectionnés sont évalués selon des critères financiers, techniques, réglementaires et d’innovation.
Au-delà de la capacité du fournisseur à répondre aux besoins de l’entreprise, l’évaluation inclut une analyse des risques financiers, légaux, de conformité et de solvabilité (chiffre d’affaires, résultats…). Celle-ci est souvent menée avec des outils comme Altares ou Ecovadis en direct, ou via des solutions Source-to-Pay. L’acheteur vérifie aussi que le fournisseur respecte les normes et réglementations en vigueur, y compris environnementales.
Pour ce faire, il lui envoie au fil du processus :
- une RFI (Request for Information, ou demande d’information) ;
- une RFQ (Request for Quotation, ou demande de devis) ;
- une RFP (Request for Proposal, ou un appel d’offres) ;
- toute autre demande spécifique pertinente.
#4. La négociation et contractualisation
Au cours de cette phase, la direction Achats et le potentiel fournisseur sélectionné négocient les clauses contractuelles, notamment les aspects financiers et les engagements de performance. Une fois un accord trouvé, les conditions d’application du contrat sont définies, puis il est signé.
#5. Le suivi et l’évaluation des performances
Les premières commandes ont été passées et honorées : il est temps de mesurer la performance des fournisseurs. La direction Achats met en place des KPI, ou indicateurs, sur la base desquels évaluer :
- la qualité des prestations ;
- le respect des délais,
- leur conformité aux engagements contractuels.
Nos bonnes pratiques pour un sourcing réussi
Renseignez-vous bien en amont
Votre entreprise s’apprête à s’engager aux côtés d’un fournisseur inconnu. Pour sécuriser votre choix, collectez un maximum d’informations avant de vous engager.
- Demandez-lui des références.
- Contactez d’autres clients.
- Vérifiez ses données financières, afin de garantir sa fiabilité et celle de ses sous-traitants (fournisseurs de rang 1, 2 et 3).
Intégrez l’IA dans votre processus de sourcing fournisseurs
L’intelligence artificielle (IA) simplifie le travail des acheteurs en centralisant les informations clés. Certains outils vous permettent par exemple d’agréger des données sur vos fournisseurs, les actualiser, et mener une veille simple et efficace. L’IA aide également les acheteurs à surveiller les tendances chez les concurrents ou à l’international, et à obtenir rapidement des informations dès qu’un nouveau besoin émerge.
Pour maximiser l’impact de votre sourcing sur l’activité de votre direction Achats, combinez ces efforts à l’utilisation d’un système d’information (SI) dédié. Ces outils permettent :
- de centraliser les informations ;
- d’assurer une traçabilité complète des démarches ;
- de conserver un historique détaillé concernant les relations fournisseurs, qu’il s’agisse de partenaires actifs, de prospects ou d’entreprises blacklistées.
E-Sourcing : le sourcing fournisseur se digitalise
Les fonctionnalités des outils d’E-Sourcing ont été pensées pour optimiser la gestion des achats. Leurs 3 avantages clés ?
- Le gain de temps
Centralisation et vue d’ensemble sur les données, automatisation des processus, etc. – ces outils permettent aux acheteurs de réduire significativement le temps qu’ils consacrent à la recherche et à la sélection des fournisseurs, diminuant ainsi leurs coûts !
- Une collaboration renforcée
Les acheteurs de votre équipe et les donneurs d’ordre internes accèdent instantanément à des informations actualisées. La coordination, essentielle entre autres lors de l’étude des réponses aux appels d’offres, est facilitée.
- L’amélioration des relations fournisseurs
Les outils d’E-Sourcing mettent à disposition un portail dédié aux fournisseurs. Ces derniers ont accès à un suivi structuré de la relation commerciale et peuvent y retrouver un certain nombre de documents administratifs (contrats, RFI, RFQ et RFP). Résultat : plus de transparence, moins de risques, et une mise en place de plans d’amélioration mutuelle facilitée. La contribution des fournisseurs est valorisée, et la relation avec eux consolidée.
L’IA et outils de sourcing : un combo qui fonctionne
Aujourd’hui, les outils d’E-Sourcing intègrent l’IA. Celle-ci joue un rôle essentiel de simplification et d’automatisation des tâches administratives pour les acheteurs (par exemple la gestion des RFI).
Elle permet également :
- de collecter des études de marché pour alimenter une veille régulière et être à jour sur les dernières tendances ;
- de générer en quelques secondes des questionnaires adaptés pour évaluer les prestataires identifiés et obtenir des informations quant à leur capacité à répondre aux besoins de l’entreprise ;
- d’initier rapidement la rédaction de contrats.
Les acheteurs font face à une pression croissante pour sélectionner les meilleurs fournisseurs. C’est inévitable : le sourcing, première étape du processus d’achat, prend une dimension de plus en plus stratégique due à l’environnement géopolitique et économique mouvant dans lequel les entreprises évoluent.
Les tensions actuelles sur les chaînes d’approvisionnement signifient que les fournisseurs sont davantage en mesure de choisir avec qui ils souhaitent travailler.
Dans ce contexte, les acheteurs ont tout intérêt à être vigilants lors de leur choix, et à travailler main dans la main avec leurs partenaires commerciaux – des objectifs qu’un sourcing fournisseurs bien mené permet d’atteindre.
Par ailleurs, si les enjeux de réduction de coûts n’ont pas disparu, la prise en compte des aspects environnementaux et réglementaires est devenue impérative. Des critères qu’il est essentiel d’évaluer grâce à un processus spécifique et une solution adaptée.