Kiloutou digitalise la gestion de ses notes de frais avec Fluxym et Notilus
Fondé en 1980 en France, la société Kiloutou est un acteur majeur de la location de matériel et se positionne au 3ème rang au niveau Européen.
Depuis les 10 dernières années, l’entreprise a fortement accéléré sa croissance, avec la création de 4 spécialités (Kiloutou Module, Kiloutou Signalisation, Kiloutou Energie et Loca Réception) et un développement à l’International (la Pologne, l’Espagne, l’Allemagne, l’Italie, le Danemark et le Portugal).
L’entreprise peut compter sur ses 7 000 employés répartis dans 600 agences qui adressent une clientèle composée à 95 % de professionnels.
Contexte
L’histoire commune entre Kiloutou, Fluxym et Notilus débute il y a près de 10 ans. Déplorant l’obsolescence de la solution de gestion des notes de frais qu’ils utilisaient alors, Kiloutou décide de consulter les principaux acteurs du marché pour répondre à cette problématique et porte son choix sur Notilus.
La solution séduit l’entreprise par son côté novateur et ergonomique. Le projet est lancé en 2014 et est salué par l’ensemble des managers et valideurs de notes de frais. Les objectifs sont alors clairs et précis :
- Améliorer l’expérience utilisateur grâce à des fonctionnalités clés, comme la validation des notes de frais hors système ou l’automatisation des workflows de validation
- Faciliter le stockage des notes de frais, par la mise place d’un archivage à valeur probante
- Apporter des solutions de mobilité pour les collaborateurs, au travers d’une application mobile et d’un OCR performant.
En 2020 la digitalisation des notes de frais s’intensifie chez Kiloutou.
« La Covid a été un vrai coup d’accélérateur. De la même façon que nous avons amélioré l’expérience de nos clients, nous avons souhaité faire de même avec nos collaborateurs en modernisant le traitement de nos notes de frais. L’objectif était de digitaliser un maximum de nos processus afin d’éviter les traitements papiers et répondre aux enjeux de nos collaborateurs en télétravail.«
« Fluxym nous a accompagné dans la digitalisation de l’entièreté de nos processus afin de répondre aux contraintes apportées par la crise sanitaire » déclare David Glatigny, Responsable des systèmes d’information Finance et RH
Fort du succès rencontré lors des premières années du projet, la décision est prise de déployer la solution sur les 4 spécialités françaises de Kiloutou ainsi qu’ à l’étranger (Allemagne et Espagne).
Fluxym nous a accompagné dans la digitalisation de l’entièreté de nos processus afin de répondre aux contraintes apportées par la crise sanitaire
David Glatigny
Responsable des systèmes d’information Finance et RH
Secteur :
- Location de matériel
Chiffres clés :
- Chiffre d’Affaires : 1 018 M€
- Effectif : 7 000 employés
- Agences : 600
Contexte
- 1 200 profils actifs
- 1 200 notes de frais / an
- Déploiement de la solution en France, Espagne et Allemagne
- 4 filliales spécialisées : Kiloutou Module / Kiloutou Signalisation / Kiloutou Energie / Loca reception
Modules Notilus
- Expense
- Archivage à Valeur Probante
- Mobilité
Les enjeux du déploiement à l’international
- Accélérer le déploiement des outils : pour répondre à cet enjeu de taille, les équipes de Fluxym et Kiloutou travaillèrent main dans la main pour industrialiser et faciliter les déploiements grâce à un kit « clé en main ».
L’idée était de capitaliser sur l’existant et le projet initial réalisé quelques années auparavant afin de proposer une intégration au SI, un paramétrage et des workflows de validation standardisés faciles et rapides à reproduire et mettre en œuvre à l’international et dans les différentes filiales du groupe Kiloutou.
- Professionnaliser et digitaliser les organisations : Une attention particulière a été portée à l’amélioration de la productivité et du bien-être des équipes. L’objectif était de supprimer les tâches manuelles et chronophages, telles que l’envoi, la réception et le traitement des justificatifs, afin que les collaborateurs puissent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée tout en réduisant les risques d’erreurs.
Les bonnes pratiques du projet
- Disposer d’un environnement de test dès les premiers ateliers pour éprouver et mettre en application les différentes propositions afin d’anticiper le plus rapidement possible les éventuelles difficultés
- Réaliser un pilote auprès d’une population restreinte pour tester, identifier les axes d’amélioration et adapter la solution avant un déploiement global auprès de l’ensemble des collaborateurs
- S’assurer de l’adoption des utilisateurs finaux : la réussite d’un projet de digitalisation dépend principalement de l’adoption des utilisateurs à la plateforme et la conduite du changement est un enjeu majeur qu’il ne faut pas négliger. Dans ce contexte, des kits de prise en main et des supports de formation ont été transmis aux collaborateurs.
Les bénéfices clés du projet
- Pour les équipes IT : Grâce à un kit de déploiement « clé en main », les équipes IT ont constaté une plus grande facilité et rapidité dans la mise en production des solutions logicielles. La durée de déploiement dans les nouveaux pays a été réduite à deux mois seulement.
- Pour les équipes Comptables : Les équipes comptables gagnent en efficacité grâce à la digitalisation des processus et la suppression des tâches chronophages et peuvent se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, grâce à un temps de traitement des notes de frais réduit de manière importante.
Par ailleurs, l’extraction et la collecte des différentes informations présentes sur une note de frais (montants, date, taux de TVA, etc) est facilitée grâce à un OCR fiable et les risques d’erreurs sont réduits.
- Pour les équipes Finance : Grâce à l’automatisation des processus, la Direction Finance a pu optimiser et réduire les coûts. La digitalisation du traitement des notes de frais pour les 4 entités spécialités permet un gain de 30 765 € / an :
- 7 020 € gagnés sur le traitement des notes de frais
- 1 500 € économisés sur l’archivage et le stockage
- 195 € économisés sur le prix des lettres envoyées
- 22 050 € gagnés sur le prix des timbres.
Le contrôle interne et la maitrise des frais de déplacement sont également améliorés, grâce à la mise en place de politiques de remboursement et la mise en œuvre de workflows de validation.
- Pour les Collaborateurs : Les collaborateurs voient le remboursement de leurs notes de frais accéléré, grâce à la suppression des tâches manuelles.
L’utilisation de la mobilité (application mobile) et de l’OCR a considérablement simplifié la soumission des notes de frais. Désormais, une simple photo d’un justificatif est nécessaire. Cela leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et d’améliorer l’expérience collaborateur.