Le parcours de LISI Group vers la conformité à la facturation électronique

LISI est un groupe industriel français d’envergure mondiale spécialisé dans la conception et la fabrication de solutions d’assemblage pour les secteurs de l’aéronautique, de l’automobile et du médical. Avec des clients tels qu’Airbus, Boeing, ZF, Stellantis, LISI réalise un chiffre d’affaires de 1,6 milliard d’euros et emploie plus de 10 000 personnes dans 43 usines réparties dans 13 pays, ainsi que dans 2 centres de services comptables partagés en France et au Canada.

Au sein du groupe LISI, la transition vers la facturation électronique a commencé bien avant les échéances réglementaires, faisant partie intégrante de son initiative de digitalisation des processus comptables. La mise en conformité du groupe avec l’évolution réglementaire, que ce soit en France ou à l’international où ces mesures réglementaires sont en place, promet une transition plus douce et plus rapide.

La digitalisation de la finance, un projet porté par les perspectives de croissance de LISI

Confronté à une croissance importante de son activité et à son impact sur les services comptables, le Groupe LISI a décidé en 2011 de s’engager dans un projet d’automatisation et de digitalisation de ses processus financiers.

« Nos comptables avaient chacun une capacité de traitement d’environ 6 000 factures par an lorsque nous avons démarré  » explique Anne-Delphine Beaulieu CFO et au Comité Exécutif du Groupe LISI.

« Avec le projet, nous avons pu absorber notre croissance importante en doublant la capacité de traitement pour atteindre près de 12 000 factures par an et par comptable, mais aussi automatiser certains processus. Nous avons également choisi très tôt de passer au zéro papier, depuis la réception des factures jusqu’à la réconciliation avec le bon de commande, le traitement de la facture, le bon de réception et l’avis de paiement ».

Notre choix de BASWARE et son intégrateur Fluxym a été principalement motivé par leur capacité à nous accompagner dans l’automatisation du traitement comptable des factures fournisseurs

Anne-Delphine Beaulieu
Directeur de la Transformation Digitale

Basware et Fluxym, une alliance d’experts reconnus sur le marché

« Notre choix de BASWARE et de son intégrateur Fluxym a été principalement motivé par leur capacité à nous accompagner dans l’automatisation du traitement comptable des factures fournisseurs », explique Anne-Delphine Beaulieu. 

Un projet de transformation globale

L’entreprise a rapidement compris qu’il était possible de faire avancer leur projet en passant à la facturation électronique et en digitalisant par la suite l’ensemble de la chaîne de facturation. Anne-Delphine Beaulieu précise : « Ce projet posait également le défi de remodeler certains processus d’achat et de réception. LISI a cartographié divers processus de données et a commencé à repenser les processus clés de rapprochement des factures tels que la maintenance, la sous-traitance, les déchets, les transports… afin de rationaliser automatiquement le rapprochement. Cette phase du projet a nécessité la collaboration de plusieurs départements, notamment les achats, la logistique et la comptabilité ».

La comptabilité réinventée

Ce projet d’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs a nécessité une transformation de l’organisation et des compétences au sein du service comptable de LISI. Nous avons notamment dû faire comprendre à nos comptables que ce projet n’aurait pas d’impact sur leur travail, car il répondait avant tout à de nouveaux besoins liés à la croissance de notre activité », ajoute Anne-Delphine Beaulieu. L’objectif était avant tout de leur fournir de nouveaux outils plus modernes pour les aider à faire face à cette croissance.

Avant de mettre en œuvre ce projet, LISI rencontrait des difficultés à mesurer la productivité et la qualité de ses processus de comptabilité fournisseurs car la société travaillait uniquement à partir de fichiers Excel. « Nous avons essayé de mesurer la productivité en récupérant les données de nos 22 sites en France » explique Anne-Delphine Beaulieu. « Mais en raison de paramètres de mesure différents d’un site à l’autre, les comparaisons étaient compliquées. En revanche, nous avons réussi à démontrer que la comptabilité est un métier de qualité, et que si l’on veut améliorer la qualité des données, il faut le faire bien, partout en suivant le « parcours de la donnée depuis sa source« . Finalement, ce projet a modifié l’organisation comptable de LISI et a conduit le groupe à mettre en place 2 Centres de Services Partagés (CSP) : 1 en France et 1 à Montréal au Canada.

Des avantages rapidement quantifiables

LISI a rapidement réalisé les bénéfices de son projet de transformation. Quelques mois à peine après le déploiement de Basware, les équipes comptables ont doublé leur productivité, passant de 6 000 à 12 000 factures traitées par an par comptable pour les plus performants. « Nous leur avons également donné pour mission de réfléchir à des solutions pour améliorer encore la productivité comptable. Certains comptables se sont vraiment révélés dans cet exercice« .

Aujourd’hui, LISI automatise entièrement jusqu’à 70% de ses factures, sans aucun traitement humain dans la réconciliation bons de commande-factures. L’objectif de la société n’est pas tant de parvenir à un traitement automatique à 100 %, mais plutôt de trouver le bon équilibre coût/bénéfice et de se concentrer sur la qualité des données.

De plus en plus de pays dans le monde adoptent des réglementations en matière de facturation électronique. Toutefois, les approches et les calendriers d’adoption varient considérablement.

En France, par exemple, la législation relative à la facturation électronique doit être mise en place progressivement. Alors que l’Union Européenne fait preuve de cohésion pour faire avancer ce programme, certaines régions, notamment en Amérique du Nord, ne se sont pas encore pleinement engagées dans ce concept.

Pour une entreprise comme LISI, il s’agit de respecter les échéances réglementaires dans les différents pays où le groupe opère.

« Nous progressons avec nos clients et nos fournisseurs en Europe« , déclare Anne-Delphine Beaulieu. « En ce qui concerne nos fournisseurs, nous sommes déjà passés à la facturation électronique pour environ ~90% de notre volume de factures.

Notre mise en conformité avec les réglementations de chaque pays fait déjà partie du projet en cours. Du côté des clients, nous sommes déjà passés à la facturation électronique pour nos plus gros clients. Il nous faut maintenant faire adhérer tous nos autres clients, mais comme nous avons maîtrisé le processus dès le départ, il ne nous reste plus qu’à passer à l’échelle supérieure ».

Dans le cadre de ces réformes, une fois la gestion des flux finalisée en amont, il ne reste plus qu’à  » brancher les câbles  » pour échanger les données avec les différentes plateformes gouvernementales.  D’où l’importance pour les entreprises de se concentrer dès maintenant sur l’automatisation de leurs processus de facturation.