Nhood s’appuie sur Basware et Fluxym pour automatiser ses processus P2P et sécuriser son contrôle budgétaire
Nhood est une entreprise de services et de solutions immobilières. Son collectif d’experts imagine et met en œuvre des solutions innovantes pour faire fructifier le parc immobilier de ses clients. Régénérateur urbain, Nhood crée des « lieux en mieux », singuliers, agréables et attractifs, dans lesquels le commerce et la mixité des usages jouent un rôle central au bénéfice de tous.
Créée en 2021 et implantée en Europe et en Afrique de l’Ouest, Nhood développe une trentaine de projets de régénération urbaine et gère plus de 900 lieux pour ses clients. Elle regroupe les compétences de plus de 1 000 experts qui couvrent l’ensemble de la chaîne de valeur immobilière : gestion d’actifs, exploitation de centres commerciaux, aménagement et promotion. Les Nhooders développent une approche dite de « vision de site » combinant proximité, prospective et créativité, pour projeter les sites dans l’avenir et répondre aux nouveaux défis des territoires.
Détenu par l’Association Familiale Mulliez, Nhood tire sa force de son ADN commerçant et de son ancrage local. C’est d’ailleurs l’origine de son nom : Nhood est la contraction de l’anglais « neighborhood » (le quartier, le voisinage), qui définit son ambition et son engagement.
Nous avons atteint un taux de touchless de 30% sur factures avec bon de commande, c’est-à-dire qu’une partie de nos factures est maintenant traitée sans aucune intervention alors que, jusqu’à présent, tout était géré manuellement. C’est un résultat très encourageant.
Benoit Glin
Directeur de la Performance
Automatiser les processus P2P et sécuriser le contrôle budgétaire
Un environnement multi-sociétés comprenant 91 entités et la création d’une direction Achats ont mis en évidence les limites fonctionnelles de l’outil interne de Nhood Services France qui se doit de s’adapter pour répondre aux besoins des utilisateurs et aux enjeux de l’entreprise.
« En lançant notre projet début 2023, nous avions trois ambitions majeures : sécuriser l’ensemble du processus, de l’engagement de dépenses jusqu’à la validation de la facture, mettre en place un contrôle budgétaire associé aux demandes d’achats et améliorer nos délais de paiement », souligne Benoit Glin, Directeur de la Performance de Nhood Services France
Marie Bodet, Responsable du contrôle de gestion achats, ajoute : « L’automatisation des tâches manuelles, comme la saisie des factures ou les rapprochements, était aussi un enjeu important pour gagner en efficacité. Nous voulions limiter les retraitements comptables dus aux erreurs d’imputation et améliorer nos processus de contrôle interne en vue de la certification ISO 9001 ».
Secteur :
- Services Immobilier
Chiffres clés :
- Chiffre d’Affaires : 77,2 M€
- Effectif : 375
Contexte
- 20 000 bons de commande / an
- 28 000 factures / an
- Nombre d’utilisateurs : 375
- Interface ERP : Voyager
Modules Basware
- Smart PDF
- Invoice
- Procurement
- Basware Analytics
Basware, une solution puissante et une couverture internationale
Après avoir consulté plusieurs éditeurs, Nhood a porté son choix sur Basware. La couverture fonctionnelle de la solution a convaincu l’équipe projet, plus particulièrement la capture automatisée des factures, la création de catalogues, la gestion des réceptions de commandes et le pilotage budgétaire.
« Nous avons apprécié la capacité de la solution à automatiser le processus de bout en bout et donc à gérer nos factures fournisseurs sans aucune intervention manuelle », déclare Benoit Glin.
Marie Bodet complète : « Nous avons été conquis par la possibilité de tracer les échanges, via la piste d’audit, et par les fonctionnalités qui facilitent le travail des comptables, comme la saisie automatique des données des factures ou la détection de doublons ».
Martin Laune, Chef de projet IT, ajoute : « Les capacités d’interfaces avec d’autres solutions et l’adaptabilité à notre contexte grâce au paramétrage de l’application correspondent parfaitement à notre volonté d’abandonner les développements spécifiques au profit de solutions SaaS, plus simples à maintenir ».
Enfin, la présence de Basware dans de nombreux pays et sa candidature à la certification PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), en vue de la réforme française de la facturation électronique, ont joué en faveur de l’éditeur.
Fluxym, un partenaire de confiance pour Nhood
Les experts de Fluxym ont accompagné l’équipe projet de Nhood à chaque étape : ateliers de conception, intégration, recette et formation des utilisateurs, sur une période de 9 mois.
Les consultants de Fluxym ont bien compris notre métier et nos problématiques. Nos échanges ont toujours été fluides et l’accompagnement après le go live avec la TMA nous permet de sécuriser le déploiement de la solution
Marie Bodet
Responsable du contrôle de gestion achats
« Nous sommes très satisfaits du professionnalisme des équipes de Fluxym qui ont su être force de proposition pour nous conseiller les meilleures pratiques. Ils ont fait preuve de flexibilité lorsque c’était nécessaire », indique Martin Laune.
Par ailleurs, l’engagement de l’équipe projet de Nhood, l’implication de référents métiers, la communication interne et l’attention portée à la revue des processus en amont ont été déterminants pour la réussite du projet.
Des premières avancées significatives
Quelques mois après le déploiement de Basware, les progrès réalisés grâce à la solution sont tangibles.
« Nous avons atteint un taux de touchless de 30% sur factures avec bon de commande, c’est-à-dire qu’une partie de nos factures est maintenant traitée sans aucune intervention alors que, jusqu’à présent, tout était géré manuellement. C’est un résultat très encourageant, nous ciblons toutefois a minima 50% ! », indique Benoit Glin. « Nous pourrons aussi accélérer la prochaine clôture comptable car le calcul des provisions est aujourd’hui beaucoup plus rapide avec Basware. »
« Nous avons fait un grand pas en matière de contrôle budgétaire en paramétrant des workflows pour visualiser la disponibilité des budgets en amont des demandes d’achats. En fonction de seuils ou de centres de coûts, certaines d’entre elles sont ensuite transférées au service Achats », déclare Marie Bodet.
Satisfaction partagée par les directions opérationnelles qui ont une vision claire des dépenses et du suivi budgétaire (prévisionnel, engagé et réel) et par les équipes comptables qui constatent des gains de temps et de fiabilité des données significatifs.
Fort de ce premier succès, les équipes de Nhood vont déployer la solution Basware au Luxembourg et envisagent d’étendre la solution à d’autres pays.